Conoce más sobre la Digitalización con valor legal

¿Quiénes se encargan de la digitalización con valor legal? Pues todos los fedatarios, es decir, funcionarios que brindan el servicio de fe pública especializados en informática. Son los personajes que se desarrollan en el sector de la administración pública.

En manos de los fedatarios

A todo esto, ¿sabías que la función de digitalizar documentos con valor legal recae, principalmente, en los fedatarios juramentados con especialización en informática? Estos últimos se tratan de especialistas en nuevas tecnologías. Además, como buenos abogados que son resultan ser conocedores de todas las normas legales que regulan toda la digitalización con valor legal.

Dicho sea de paso, este campo de digitalización va creciendo cada día más. Pues, los fedatarios juramentados con especialización en informática saben que la archivística y sus principios son herramientas clave con las que deben de contar para el ejercicio de su función.

El valor de conservar los documentos

Para todo fedatario juramentado con especialización en informática es de vital importancia mantener los documentos de valor a lo largo del tiempo, ¿por medio de? Soportes digitales, brindando no sólo seguridad, sino también reduciendo los costos de almacenamiento.

¿Qué es la archivística?

A todo esto, hablando de digitalización con valor legal es bueno que sepas ciertas definiciones tales como el de la archivística, ¿qué es esto último? Se trata del estudio del: procedimiento, principios y problemas todos relacionados al almacenamiento de documentos.

Los previos de la digitalización legalizada

Si deseas garantizar la perdurabilidad de los documentos de tu empresa, previo a la digitalización con valor legal se refiere deben de aplicarse las técnicas archivísticas, ¿con qué objetivo? Con el de contar con un archivo clasificado, organizado e inventariado que te permita conocer todos los tipos de documentos con los cuales cuentas, las series de armado y la verificación del tiempo legal que deben de conservarse o bien eliminarse. Así es, hay documentos que obligado hay que conservarlos por mandato expreso de las normas legales actuales.

¿Quiénes ejercen la aplicación de las técnicas archivísticas? Puede ser o bien el fedatario juramentado con especialización en informática o por algún especialista en el rubro. Todo bajo una rigurosa supervisión.

Labores archivísticas

La clasificación, la indexación, la descripción y la puesta al servicio si bien es cierto en todas ellas no hay una regulación legislativa dirigida al menos en el sector privado; sin embargo, para el sector público hay todo un Sistema Nacional de Archivos que obliga a todas las entidades públicas a conservar, mantener y poner al servicio todo el patrimonio documental con el cual cuentan. Y todo ello, debido a la importancia de la información que contiene. Originando toda una legislación archivística cuyo punto de partida es del Archivo General de la Nación.

¿Qué podemos concluir?

El fedatario con especialización en informática tiene que estar empapado acerca de las realidades de los archivos que va a digitalizar con valor legal. Si se quiere llegar a la digitalización con valor legal, tu abogado tiene que saber cómo organizarlos, cómo medirlos, saber con qué tipo de escáner va a contar, entre otros puntos.

¿Qué te recomendamos? Que tu fedatario sea un entendido de la técnica archivística, sólo de esta manera no se generará ni pérdida de tiempo ni sobrecostos. Justo aquí es donde radica la relevancia de contar con conocimientos de archivística por parte del fedatario. No se diga más. ¡Caso cerrado!