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24/06/2022

Cómo implementar una automatización de procesos en tu negocio

A medida que ha avanzado la tecnología, se han ido creando miles de softwares y aplicaciones que han facilitado la vida de las personas. Y, en ese sentido, también ha sucedido con las compañías. En ese sentido, en la actualidad existen una gran variedad de sistemas de automatización de empresas que buscan potenciar la productividad de las empresas.

¿Qué es una automatización de procesos?

La automatización de procesos es la integración de tecnología a los procesos administrativos de una empresa con el fin de acelerar su productividad y agilizar tiempos perdidos en actividades poco rentables. Esta técnica empresarial también sirve para acelerar la transformación digital y ahorrar costos que generan procesos empresariales convencionales.

Anteriormente, este proceso estaba centrado en grandes compañías, puesto que se necesitaban de servicios costosos, sin embargo, en los últimos años han ido apareciendo muchas empresas con precios accesibles para la pequeña y mediana empresa.

Ventajas del proceso de automatización

Las herramientas para el sistema de automatización de empresas son tan variadas que actualmente existen muy pocas compañías que no lo usan. Y es que, estas representan una gran oportunidad y ventaja para potenciar oportunidades. Entre las más destacadas se encuentran:

  • Aumento de productividad

En un clima de alta competitividad, muchas empresas enfrentan el gran desafío de ser las mejores en el mercado. Para ello, exploran distintas formas de incrementar la productividad del negocio. En ese sentido, el proceso de automatización representa una gran oportunidad, puesto que permiten una correcta armonía de trabajo entre las tareas humanas y tecnológicas.

  • Reducción de cotos

Muchos negocios realizan distintas formas para que sean rentables. En ese sentido, para que los procesos administrativos sean rentables, se usan medios tecnológicos para ahorrar costos de operaciones La automatización también facilita a las compañías ahorrar y facilitar tareas del personal.

  • Perfeccionar los trabajos

Algunas veces ciertos trabajos son limitados por las limitaciones humanas y terminan con fallas. En ese sentido, la automatización de procesos permite detectar y trabajar los errores que se cometen en los trabajos.

¿Cómo hacer una correcta automatización de procesos para tu negocio?

Primeramente, se debe detectar qué actividad o área de la empresa se desea optimizar. Para ello se debe monitorizar aquellos que no producen una gran productividad o problemas. A continuación, se debe capacitar al personal involucrado en el manejo y gestión del sistema de automatización y en el diseño planteado para tal fin. Una vez ejecutado el proceso, se debe poner en marcha una red de análisis sobre el funcionamiento del mismo y, en caso de ser necesario, modificarlo.

Principales factores en la automatización de procesos 

Los principales rubros que las empresas observan para mejorar su sistema de automatización son:

  • Transferencia y almacenamiento de archivos

En la actualidad existen distintas maneras de almacenar y compartir archivos de trabajo. Esto se conoce como “almacenamiento en la nube”, y existen miles de empresas que prestan estos servicios. Esto agiliza el trabajo en equipo, ya que no se requiere compartir distancias para traspasar archivos como anteriormente se hacía con los USB o los discos duros externos.

  • Trabajo en equipo

Anteriormente, programas como Excel o Word Office funcionaban de forma personal, es decir, solo una persona podía crear, trabajar y editar documentos. Esto retrocedía el tiempo de trabajo, ya que las personas encargadas de trabajar en un archivo o documento necesitaban trabajarlo por partes. Actualmente, existen muchos softwares y páginas web que permiten el trabajo en equipo y en línea.

  • Atención al cliente

Miles de oportunidades de negocio han sido desaprovechadas por muchas empresas por no contar con óptimos canales de atención y contacto con potenciales clientes. Ello porque el costo de servicio y trabajo era costoso. Ahora existen canales como WhatsApp que permiten el contacto directo.

  • Automatización del correo electrónico

Actualmente, muchas empresas ofrecen el servicio de crear correos electrónicos corporativos para que los empleados y clientes tengan un contacto directo y fluido, lo cual no existía anteriormente.

  • Optimización de trabajos

Antes de la aparición de tecnologías que permitían el ordenamiento de deberes laborales, se producían confusiones en lo que respecta al requerimiento de deberes. 

Recomendaciones a tomar en cuenta
Al existir una gran variedad de herramientas para el proceso de optimización, también hay de las cuales no se adaptan a las necesidades que una empresa requiere. Para ello hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 

  • Investigar sobre las reseñas y experiencias con el servicio que se quiere contratar.
  • Detectar bien el área y necesidad que se desea optimizar y buscar el servicio ideal.
  • No quedarse con una sola alternativa, busque otras opciones.
  • Tener en cuenta que en ciertos casos el proceso de automatización no será 100% eficiente.

Si deseas implementar una automatización de procesos en tu negocio de manera eficiente y calificada, no dudes en consultar a Exact.

 

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