Caso Direct TV: Digitalización de documentos en empresas de telecomunicaciones

La digitalización de documentos a gran escala plantea retos que van mucho más allá del simple escaneo. En Exact hemos acompañado a grandes empresas en este proceso, siendo uno de los proyectos más representativos la digitalización documental realizada para Direct TV, donde gestionamos un archivo físico histórico con múltiples desafíos operativos, técnicos y comerciales.

Este caso de éxito refleja cómo una estrategia flexible, comunicación constante con el cliente y una correcta gestión documental permiten convertir un archivo físico complejo en un respaldo digital seguro, accesible y escalable.

El reto de digitalizar un archivo documental histórico en Direct TV

Volumen y antigüedad de la documentación

El proyecto implicó la digitalización de aproximadamente 552,825 imágenes, procesadas en un periodo de 5 meses. Se trataba de documentación acumulada desde el año 2009, almacenada en múltiples cajas físicas. 

Este volumen y antigüedad exigían un enfoque de digitalización masiva, con controles claros para asegurar la trazabilidad, ya que el cliente consultaba constantemente por documentos y nosotros debiamos saber en en qué fase del proceso de digitalización se encontraban para poder ubicarlos.
   

Objetivo principal: respaldo digital de las guías de remisión

El objetivo inicial del proyecto era contar con un backup digital de las guías de remisión, documentos críticos para la operación y el cumplimiento interno de Direct TV. La digitalización permitiría reducir el riesgo de pérdida de información y mejorar el acceso a la documentación histórica.

 

Cuando la muestra no refleja la realidad del archivo físico

Limitaciones en la información inicial del proyecto

Uno de los principales desafíos fue que, para dimensionar el servicio, el cliente solo pudo proporcionar una muestra de guías correspondientes al año 2024. El resto del archivo se encontraba almacenado y no era posible conocer con exactitud su estado ni su composición documental.

Desde el inicio sabíamos que esta falta de visibilidad representaba un riesgo, pero también entendimos que era una situación habitual en archivos físicos históricos.

Documentación almacenada sin inventario claro

Al ser adjudicado el servicio y proceder con el recojo de las cajas, detectamos que existían otros tipos documentales no contemplados en la muestra inicial, los cuales no guardaban relación directa con las guías de remisión analizadas previamente.

Este hallazgo obligó a replantear el enfoque del proyecto sin afectar la operación del cliente ni generar fricciones comerciales.

Identificación de tipos documentales no previstos

Durante la etapa inicial de revisión y clasificación, identificamos tres tipos documentales distintos, cada uno con características y requerimientos de procesamiento diferentes. Este paso fue clave para definir una estrategia realista y sostenible sin afectar los tiempos de procesamiento propuestos.
 

Riesgos operativos y comerciales del cambio de alcance

Un cambio de alcance mal gestionado puede afectar tanto los tiempos como los costos del proyecto. Por ello, trabajamos en una propuesta que permitiera adaptar el procesamiento documental a la realidad encontrada, manteniendo el control del servicio y alineándonos con las expectativas del cliente sin impactar en las tarifas unitarias propuestas.

Estrategia de digitalización adaptada a la realidad del archivo

Clasificación de la documentación en tres tipos documentales

La solución planteada consistió en clasificar la documentación en tres tipologías, definiendo para cada una un tipo de procesamiento específico. Esto permitió optimizar recursos, tiempos y costos, sin comprometer la calidad del resultado final.

Ajustes comerciales sin impacto en el presupuesto del cliente

Desde el punto de vista comercial, propusimos un esquema de procesamiento que no impactara el presupuesto originalmente aprobado, priorizando siempre la necesidad del cliente y manteniendo una comunicación constante durante todo el proyecto.

Este enfoque colaborativo fue clave para el éxito de la implementación.

Digitalización masiva con soporte documental continuo

Procesamiento de más de 550 mil imágenes en 5 meses

El proyecto se ejecutó bajo un modelo de digitalización gestionada, garantizando la continuidad del servicio durante todo el periodo de procesamiento. El volumen fue abordado de manera progresiva y controlada, cumpliendo los plazos establecidos.

Carga mensual de la documentación en la nube

Como parte del servicio, realizamos la carga mensual de la documentación digitalizada en la nube, asegurando que Direct TV pudiera acceder de forma ordenada y segura a la información, sin necesidad de esperar a la finalización total del proyecto.

Beneficios de la digitalización documental para Direct TV

Respaldo digital completo y reducción del riesgo documental

El principal resultado fue la obtención de un respaldo digital integral, reduciendo significativamente el riesgo asociado al manejo de documentación física y mejorando la seguridad de la información.

Mejora en el acceso y la gestión de la información

La digitalización facilitó un acceso más ágil a los documentos, optimizando la gestión interna y sentando las bases para una futura evolución hacia modelos más avanzados de gestión documental.

Optimización de costos mediante destrucción documental

Reducción de costos de almacenaje físico

Como propuesta de mejora a futuro, se planteó la destrucción certificada de la documentación física, una vez validado el respaldo digital. Esta acción permitiría a Direct TV reducir de forma significativa los costos asociados al almacenaje físico.

Cierre del ciclo de gestión documental

Este paso representa el cierre natural del ciclo documental: digitalizar, asegurar la información y eliminar el soporte físico cuando ya no aporta valor operativo.

Lecciones clave de un proyecto de digitalización documental a gran escala

Este caso de éxito demuestra que la digitalización de documentos no es solo un proceso técnico, sino un proyecto estratégico que requiere flexibilidad, experiencia y una comprensión profunda de la realidad documental del cliente.

En Exact entendemos que cada archivo es único, y por eso adaptamos nuestras soluciones para acompañar a las empresas en todo su proceso de transformación documental.