Caso de éxito – Digitalización de Documentos

Cliente: 

Entidad Bancaria
 

El Reto: 

"Banco X" lidiaba con voluminosos archivos físicos de expedientes de clientes, contratos hipotecarios, pagarés y documentos de cumplimiento normativo.
La gestión manual generaba lentitud en la atención al cliente, riesgos de incumplimiento regulatorio por difícil acceso a la información y altos costos de
almacenamiento y manipulación.
 

Nuestra Solución: 

Implementamos una solución integral de digitalización masiva de documentos y un sistema de repositorio digital que funciona como una potente biblioteca virtual. Digitalizamos millones de documentos, creando imágenes de alta calidad que se cargaron en el repositorio. La clave de nuestro éxito fue la configuración del sistema: los documentos digitalizados se hicieron accesibles y consultables usando los datos de indexación manual que el banco ya definía, como el número de cliente, número de contrato, tipo de documento o DNI. Esto permitió una transición fluida sin alterar sus procesos internos de identificación de archivos.

Resultados Impactantes:

Acceso Instantáneo a Documentos: Los empleados ahora pueden consultar cualquier expediente digitalizado en segundos, utilizando los identificadores de búsqueda que ya conocen. Esto mejoró drásticamente la experiencia del cliente y la eficiencia operativa. 

Cumplimiento Normativo Simplificado: La capacidad de acceder rápidamente a versiones digitales de documentos críticos agilizó las auditorías y la preparación de informes regulatorios, minimizando riesgos y posibles multas. 

Ahorro Anual de $30,000 aprox. en Costos Operativos: Eliminamos la dependencia de almacenamientos de archivos físicos, lo que resultó en una reducción significativa de la manipulación de papel y la optimización del espacio de oficina, generando ahorros cuantiosos.

Seguridad y Disponibilidad Mejoradas: Todos los documentos están almacenados de forma segura en el repositorio digital, con respaldo y acceso controlado, eliminando el riesgo de pérdida o deterioro de los originales.