5 buenas prácticas en la automatización de procesos

En el mundo empresarial, la automatización de procesos es un conjunto de palabras que emociona al equipo de gestión. Cuando empiezas a automatizar los primeros procesos, a menudo los más sencillos, provoca una sensación de alivio y satisfacción. Sin embargo, cuando se tiene que realizar en toda la empresa, esa sensación desaparece. Lo que convierte a la implementación en una pesadilla.

¿Cómo implementar correctamente la automatización de procesos?

Si bien es bueno conocer más sobre la automatización de procesos, también es beneficioso saber las mejores prácticas para llevarla a cabo, y precisamente eso veremos hoy en el blog de Exact.

1.- Elige el proceso correcto

Es normal querer automatizar todos los procesos comerciales una vez que empiezas, pero hacerlo podría ser contraproducente. Lo ideal es elegir los más sencillos, como la aprobación de gastos de viajes o reembolsos, con el fin de probar el impacto de la automatización de procesos, identificar los obstáculos y llegar a soluciones potenciales para prescindir de los problemas.

Después de descubrir las ventajas y desventajas de la automatización de procesos, puedes aplicarlo de manera gradual en los procesos más complejos y los relacionados a los clientes. Otro importante consejo para elegir el primer proceso de manera prudente es evitar seleccionar uno que requiera la intervención humana.

2.- Escoge la herramienta adecuada

Cualquier iniciativa puede conseguir los resultados deseados, siempre y cuando se utilicen los instrumentos adecuados desde un principio. En el caso de la automatización, el tipo de herramienta que elijas es esencial para decidir el resultado, ya que el mercado cuenta con muchos de estos.

Sin embargo, asegúrate de optar por la herramienta que satisfaga las necesidades de tu empresa en términos de escalabilidad, nivel de capacidades y tipos de usuarios (técnicos y no técnicos).

3.- Define metas específicas para medir el ROI

Gran parte de las organizaciones implementan la automatización y luego contemplan los objetivos. En esencia, el primer paso hacia la automatización de procesos es definir tus objetivos y luego recorrer el mismo camino de vuelta para lograr un resultado similar. Asimismo, implica una inversión sustancial de tiempo y dinero.

Por lo tanto, es importante medir el rendimiento y asegurarte de que en cada paso el resultado justifique la inversión. Si las cosas salen mal, será debido a un gasto imprudente. Esta es la razón por la cual la automatización de procesos debe seguir un enfoque por fases para que se puedan controlar las inversiones en caso de que las cosas no salgan como se esperaban.

4.- Establece roles y jerarquías

Una vez que la automatización de procesos sea una realidad, en consecuencia, habrán muchos cambios en los roles de las personas. Si a estos no se les explica con claridad, pueden surgir problemas, como irresponsabilidad, aparición de chivos expiatorios o renuncias inesperadas.

Con el objetivo de evitar estos inconvenientes, es importante establecer roles y responsabilidades para cada persona involucrada. Además, es importante implantar una jerarquía transparente mediante la identificación del responsable del proceso. De esta manera se cumplirá lo designado.

5.- Involucra a todos lo miembros

La automatización es un cambio drástico que se introduce a la organización y, por lo tanto, ocasionará resistencia activa y pasiva por parte de los empleados. Con el objetivo de incentivar la participación y adopción de la nueva plataforma, mantén a todos informados.

Exact, empresa líder en automatización de procesos, te ofrece las mejores soluciones para tu negocio. Escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de outsourcinginsight.