Beneficios de la facturación electrónica

El sistema de facturación electrónica es un método de pago de facturas en el que un cliente puede pagar facturas electrónicamente a través de internet a una entidad u organización. Es ampliamente aceptado por muchas entidades gubernamentales y otras organizaciones. A continuación, Exact te presentará los múltiples beneficios que brinda la facturación electrónica, uno de los métodos más preferidos para el pago de facturas.

Beneficios para quienes lo adquieren

1. Reducción de costos

Con la eliminación de la clasificación, el registro y el ingreso manual de datos de las facturas en papel, un proceso de facturación electrónica puede generar ahorros del 60 al 80 por ciento, con un período de amortización de entre seis y dieciocho meses.

2. Mayor precisión

Permite el procesamiento directo de los datos comerciales críticos en los sistemas de cuentas por pagar sin depender de una redefinición manual de datos proclive a errores.

3. Aumento de la productividad de las cuentas por pagar

Como resultado de una mayor precisión de la factura, se reduce la cantidad de reelaboración requerida debido a errores en la factura. Además, hay un volumen menor de llamadas telefónicas de proveedores a los centros de cuentas por pagar.

4. Procesamiento y ciclos de pago más rápidos

La facturación electrónica puede automatizar por completo el proceso de captura y aprobación de la factura. Esto permite que se procesen más rápido, lo que permite pagos a tiempo, evita los cargos por pagos atrasados y ofrece la oportunidad de capturar descuentos negociados contractualmente.

Beneficios para los proveedores

1. Pagos más rápidos

La facturación electrónica elimina las demoras en el proceso, la clasificación, el enrutamiento y la modificación de los documentos en papel. Los clientes pueden enrutar fácilmente sus facturas para un procesamiento y aprobación más rápido porque los datos están disponibles de forma inmediata en sus sistemas de flujo de trabajo. Como resultado, las facturas se pueden pagar a tiempo, los días de venta pendientes de cobro (DSO) se pueden reducir cuatro días o más y mejora el flujo de efectivo.

2. Costos reducidos

De acuerdo con recientes estudios de analistas, las compañías que han automatizado sus procesos de cuentas por cobrar han logrado importantes ahorros de costos. Estos pueden reducirse hasta en un 80 por ciento debido a lo que se ahorra en franqueo, materiales, procesamiento y almacenamiento. Se obtienen ahorros adicionales a partir de una reducción en las solicitudes de reimpresión, llamadas de servicio al cliente y la capacidad de implementar pagos electrónicos.

3. Menos facturas rechazadas

La facturación electrónica permite el procesamiento directo desde tu sistema AR a la aplicación de cuentas por pagar de tus clientes. Además, elimina la necesidad del comprador de redireccionar manualmente los datos, mediante la reducción de la posibilidad de errores en la entrada de datos. Como resultado, es menos probable que se rechacen las facturas y los clientes pueden comenzar a procesarlas sin demora.

4. Productividad incrementada

Con la entrega electrónica de facturas, sabes que tus clientes han recibido sus facturas y, precisamente, cuándo las recibieron, lo que reduce la necesidad de llamadas. La precisión mejorada resultante de la facturación electrónica reduce la cantidad de reprocesos requeridos y el volumen de llamadas telefónicas de disputas.

5. Mejora de la satisfacción del cliente

Tal vez uno de los mayores beneficios potenciales para los proveedores se presenta en forma de una mayor satisfacción del cliente. Menos problemas de procesamiento y pago de facturación significa que los clientes reciben el nivel de servicio que les gustaría. Las empresas que han implementado la facturación electrónica a menudo tienen un menor número de quejas por parte de los clientes.

6. Mejor conciliación de cuentas

A menudo, se pide a los proveedores que concilien los pagos que reciben de los clientes con las facturas originales que presentaron. Con frecuencia, los clientes consolidarán una serie de facturas para permitir una única transferencia bancaria y, por lo general, los proveedores deberán llamar al departamento de AP del comprador para comprender los detalles de los fondos recibidos.

Con la facturación electrónica, los clientes pueden enviar una notificación de envíos de pagos electrónicos con el pago, proporcionando una contabilidad detallada de las facturas pagadas, así como los débitos, créditos y ajustes realizados. Además, esto ayuda en situaciones donde los clientes reclaman deducciones contra una factura debido a problemas de envío como artículos dañados o faltantes.

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