Beneficios de la gestión documental en las empresas

A medida que un negocio crece, también lo hace la información que controla. Por eso, es prioridad administrar la información y no ‘manejar’ documentos. Mediante la implementación temprana de una solución de gestión documentaria, estos permanecerán organizados, accesibles y cumplirán con los requisitos, sin importar el número de empleados. Por ello, te presentamos los beneficios de la gestión documental.

5 Beneficios de la Gestión Documental

En el siguiente artículo de Exact, mencionaremos 5 beneficios de la gestión documental que impactan en tu empresa.

Los flujos de trabajo personalizados pueden enviar datos a través de su organización sin esfuerzo, automatizando todo, desde el proceso de aprobación hasta el almacenamiento de la estructura de archivos, eliminando las demandas que los datos pueden tener sobre el crecimiento de su negocio.

1. Estructura automatizada de archivos

Si alguna vez has perdido documentos importantes, sabrás qué tan costoso es recrearlos o duplicarlos. Además del costo físico, también lleva tiempo innecesario y provoca frustraciones no deseadas.

Nombrar las convenciones y las estructuras de archivos adecuadamente es la clave para asegurarte de que tu información esté siempre disponible. Cuantos más miembros se agreguen a tu empresa el porcentaje de falta de comunicación y errores aumentarán. Habrá más información y documentos que al guardarse, puede que nunca vuelvan a encontrarse.

Afortunadamente, uno de los beneficios de la gestión documental es que elimina estas preocupaciones y automatiza el proceso sin esfuerzos y sin errores, detectando y nombrando automáticamente documentos para luego guardarlos en una estructura de archivos construida dinámicamente. Esta estructura, o nube como se llama, mantendrá ágil y constante toda tu organización.

2. Flujo de trabajo personalizado

El flujo de trabajo con una buena gestión de documentos es una gran potencia en un tablero simple. La creación efectiva de flujos de trabajo personalizados significa que muchos procesos diarios se pueden automatizar por completo. Y, con los informes y las visualizaciones, lograrás ver cómo se mueven los datos en tu organización, de modo que puedes romper los procesos o situaciones llamadas “cuellos de botella” antes de que se conviertan en un problema.

Infinitamente personalizables, usa herramientas como aprobaciones, límites de tiempo, enrutamiento de perfiles y más para operar con la velocidad y eficiencia de un negocio empresarial, sin importar su tamaño.

3. Búsqueda dinámica

El beneficio inmediato de cualquier solución de la gestión de documentos es el ahorro del tiempo. Al eliminar la carga de los apilamientos de papel y las filas de archivadores, también ahorras el tiempo que solías gastar, eso sin mencionar que muchas veces quizás se realizan estas búsquedas sin éxito. Ahora, con tus datos asegurados en la nube, puedes encontrar cualquier documento de forma inmediata y sin esfuerzo. Con el reconocimiento óptico de caracteres, incluso puede buscar palabras clave.

4. Almacenamiento accesible en la nube

Disponible en tu computadora y en tu dispositivo móvil, todos tus datos estarán siempre a tu alcance. Libre de desastres, tanto naturales como artificiales, tus datos estarán seguros, protegidos y siempre a la mano. No importa el tamaño de tu empresa, la disponibilidad aumenta sin realizar mucho esfuerzo: todos tendrán acceso a los datos que necesitan sin importar donde se encuentren.

5. Cumplimiento

No solo tienes el respaldo de saber que todos tus datos están a salvo y protegidos gracias a las pistas de auditoría inteligentes integradas. Si no también te permitirá compartir sólo lo que se necesita para finalizar la extralimitación de la auditoría. Recuerda que el cumplimiento se cubre a medida que se crece, lo que significa que puedes preocuparte menos por tus datos y concentrarte más en hacer crecer tu negocio.

Cuando puedes construir con éxito una empresa en una base sólida que sea compatible, organizada, automatizada y accesible, tienes un negocio que está listo para crecer.

Factores que evitarás con una buena gestión documental

Estos son algunos de los factores que pueden afectar tu negocio en caso no lleves una buena gestión documental.

• Muchos trabajadores usan el correo electrónico para trabajar. Piensa en la cantidad de archivos adjuntos que se duplicarán y la confusión que esto puede causar si es necesario rastrear la versión final. Encuentra formas de administrar documentos electrónicamente para reducir los porcentajes de duplicación.
• En promedio, casi el 10% de los documentos comerciales se pueden perder, extraviar o archivar incorrectamente.
• Buscar documentos pero no encontrarlos desperdicia una cantidad considerable de tiempo. En consecuencia, puede generar la pérdida de productividad de la organización.
• El costo de enviar un paquete por correo dependerá del peso del paquete.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestro sistema de gestión documental, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.