Los beneficios de un workflow dinámico en un sistema de gestión documental

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No hace falta decir que un sistema de gestión documental moderno contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia laboral cuando se habla de procesos de gestión menos complejos, como monitorear las actividades de tu personal o el funcionamiento del software.

Este sistema ayuda a mejorar la visibilidad y la responsabilidad del workflow o flujo de trabajo, lo que significa que ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento más cercano de todo y asegura que cada uno de los miembros sepa lo que debe hacer.

Entonces, ¿por qué adoptar un sistema de gestión documental con un workflow dinámico? Sigue leyendo para enterarte por qué.

Primero lo primero: ¿Qué es un sistema de gestión con un flujo de trabajo flexible?

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El workflow flexible o dinámico es la forma de trabajar con archivos digitales para agilizar los procedimientos de aprobación entre áreas. En vez de tener una interfaz de gestión prediseñada a la cual te tienes que adaptar, este sistema te ofrece la posibilidad de personalizar la estructura de la interfaz para crear tus propios procesos de negocios.  

Los sistemas de workflow pueden ser usados para definir procesos que se adaptan a la forma en la que trabajas, a la vez que es fácil modificarlos regularmente y realizar cambios para mejorar el rendimiento de tu negocio.

Estos sistemas de gestión documental con un workflow flexible brindan los siguientes beneficios:

  • Es fácil de adaptarse.

Los procesos de negocios están constantemente evolucionando, por lo tanto se espera que algunos cambios sean necesarios. Entonces, trabajar con un workflow dinámico que permite al personal modificar fácilmente los procesos mientras trabajan es una necesidad.

  • Diferentes áreas pueden usar una única plataforma para administrar y automatizar su sistema.

Los sistemas de gestión con un flujo de trabajo dinámico permite que diferentes áreas puedan manejar diferentes procesos con una sola herramienta, reduciendo el tiempo que se tiene que emplear para aprender a usar diferentes herramientas así como el mantenimiento de múltiples plataformas.

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  • Automatiza la comunicación con el personal y los clientes.

La mayoría de sistemas de gestión documental con un workflow dinámico te permiten establecer e-mails pre-diseñados y automatizados para informar al personal y tus clientes sobre eventos importantes en tus procesos, ahorrando tiempo y dinero que pudo haber sido empleado en redactar cada uno de los correos.

  • Integrar sistemas para evitar errores comunes.

Los sistemas de gestión documental con un workflow dinámico son normalmente fáciles de integrar con la mayoría de sistemas, por no decir todos. Esta integración no solo permite reducir los costos de procesos de gestión, también puede prevenir errores comunes que a veces una persona comete.

¿Por qué deberías usar un sistema con un workflow dinámico?

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Los sistemas de gestión simple no son siempre suficientes para todos los procesos. Para empezar, la mayoría de estos sistemas simples tienen algunas limitaciones fundamentales lo que hace casi imposible gestionar algunos procesos. También tienen estructuras menos flexibles que requiere que el personal se adapte a este, en vez que el sistema se adapte al personal.

Esto significa que si bien pueden ser usados fácilmente para procesos regulares que funcionan igual en todas las empresas, no son suficientes para procesos específicos que funcionan diferente en cada organización.

Además, los sistemas simples raramente ofrecen la posibilidad de integrarse con otros sistemas. Esta limitación causa que las plataformas del sistema causen más trabajo ya que requieren de mantenimiento manual.

Entonces, cambiar de un sistema simple a un sistema con un workflow más dinámico traería mayor eficiencia a tu empresa ya que permite al personal adaptar y crear sus propios procesos.

Antes de pasar a un sistema más moderno: ¿Tu negocio está listo para la automatización de procesos?

Contar con un sistema de gestión documental con un workflow dinámico permite a cada área de tu compañía ahorrar bastante tiempo que dedicarían a administrar el trabajo diario. Su estructura flexible y fácil de personalizar permite realizar cambios a medida que los procesos evolucionan naturalmente.

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