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Los beneficios de un workflow dinámico en un sistema de gestión documental

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No hace falta decir que un sistema de gestión documental moderno contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia laboral cuando se habla de procesos de gestión menos complejos, como monitorear las actividades de tu personal o el funcionamiento del software.

Este sistema ayuda a mejorar la visibilidad y la responsabilidad del workflow o flujo de trabajo, lo que significa que ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento más cercano de todo y asegura que cada uno de los miembros sepa lo que debe hacer.

Entonces, ¿por qué adoptar un sistema de gestión documental con un workflow dinámico? Sigue leyendo para enterarte por qué.

¿Qué es un sistema de gestión documental con un workflow flexible?

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El workflow flexible o dinámico es la forma de trabajar con archivos digitales para agilizar los procedimientos de aprobación entre áreas. En vez de tener una interfaz de gestión prediseñada a la cual te tienes que adaptar, este sistema te ofrece la posibilidad de personalizar la estructura de la interfaz para crear tus propios procesos de negocios.  

Los sistemas de workflow pueden ser usados para definir procesos que se adaptan a la forma en la que trabajas, a la vez que es fácil modificarlos regularmente y realizar cambios para mejorar el rendimiento de tu negocio.

Beneficios de un sistema de gestión documental con un workflow dinámico

1. Es fácil de adaptarse

Los procesos de negocios están constantemente evolucionando, por lo tanto se espera que algunos cambios sean necesarios. Entonces, trabajar con un workflow dinámico que permite al personal modificar fácilmente los procesos mientras trabajan es una necesidad.

2. Única plataforma para múltiples áreas

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Los sistemas de gestión con un flujo de trabajo dinámico permite que diferentes áreas puedan manejar diferentes procesos con una sola herramienta. Permitiendo reducir el tiempo en aprender sobre el uso y mantenimiento de diferentes herramientas.

3. Comunicación automatizada con el personal y los clientes

La mayoría de sistemas de gestión documental con un workflow dinámico permiten establecer e-mails pre-diseñados y automatizados. Los cuales permitirán mantener una comunicación con el personal y tus clientes. De esta manera podrás ahorrar tiempo y dinero.

4. Integración con otros sistemas

Los sistemas de gestión documental con un workflow dinámico son normalmente fáciles de integrar con la mayoría de sistemas. Esta integración permite reducir los costos de procesos de gestión y prevenir errores comunes una persona comete podría cometer.

¿Por qué usar un sistema con un workflow dinámico?

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Los sistemas de gestión simple no son siempre suficientes para todos los procesos. Para empezar, tienen algunas limitaciones fundamentales como:

  • Estructuras menos flexibles que requiere que el personal se adapte a este y no el sistema al personal.
  • No permite atender procesos específicos que funcionan diferente en cada organización.
  • No ofrecen la posibilidad de integrarse con otros sistemas.
  • Requieren de mantenimiento manual.

Debido a estas limitaciones se hace casi imposible gestionar algunos procesos. 

Entonces, cambiar de un sistema simple a un sistema con un workflow más dinámico traería mayor eficiencia a tu empresa ya que permite al personal adaptar y crear sus propios procesos. 

Contar con un sistema de gestión documental con un workflow dinámico permite a cada área de tu compañía ahorrar bastante tiempo que dedicarían a administrar el trabajo diario. Su estructura flexible y fácil de personalizar permite realizar cambios a medida que los procesos evolucionan naturalmente.

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1 respuesta

  1. luis cardenas almonacid dice:

    como aplicarlo en el sistema de gestion documental propuesto por la PCM en las entidades públicas con los software utilizados por reniec, onpe o cultura
    gracias

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