Todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos

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El proceso de digitalización de documentos permite a una organización mover sus archivos en físico y su workflow (flujo de trabajo) a una plataforma digital. Esta transición no es inmediata; sin embargo, es una inversión que permite obtener resultados a corto y largo plazo.

Una gran parte de esta transformación implica que pasarás a un sistema con menos papel. Si bien es fácil suponer que la reducción de los documentos en papel es parte del proceso, hay mucho más que eso. Te presentamos todo lo que necesitas saber sobre este proceso de digitalización, incluyendo reducir el uso de papel y los que significa para tu compañía.

¿Qué es Digitalización de Documentos?

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El primer paso de este proceso es la digitalización de documentos físicos. Esto incluye todos los archivos, expedientes, contratos y otros documentos en papel que estés almacenando. A medida que escanees los documentos, el sistema los ordena y los organiza. También se incluyen metadatos (información que describe su contenido) en cada documento para facilitar su búsqueda.

Si bien esta parte del proceso puede ser un poco tediosa, al final estarás aumentando el espacio en tu oficina. Además, una vez que el sistema digital esté instalado, guardará toda la información automáticamente. La base de datos incluye formularios web, expedientes y cualquier otra información digital, haciendo que sean fácilmente rastreables y transferibles según sea necesario.

Automatización de Procesos

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Después de escanear y organizar los documentos en el sistema, empieza el proceso de automatización. Haz una lista de tareas que se repiten regularmente en tu organización. Quedarás sorprendido al saber cuántos de ellos pueden ser llevados a un sistema digital.  

El flujo de trabajo del proyecto automáticamente registra cualquier cambio o comentario. El sistema también organizará y marcará los envíos de formularios en línea para su revisión. Las solicitudes de información son completadas e inscritas inmediatamente en un registro.

Adicionalmente, todos estos procesos suceden sin ningún papeleo de por medio. Una empresa con un sistema con menos papel ya no depende del movimiento de archivos físicos para el flujo de trabajo. En cambio, un workflow eficiente es automático, inmediato y flexible.

Beneficios de la Digitalización de Documentos

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La digitalización de documentos te brinda una vista más completa de tu compañía porque tienes acceso a las métricas del flujo de trabajo, obtienes valiosas percepciones sobre tus fortalezas, desafíos y de los proyectos que podrían fallar. Estas apreciaciones de alta calidad son cruciales para el éxito y crecimiento de tu empresa. Y los procesos libre de papeleo pueden permitirte llegar a este tipo de valiosa información.

Una oficina sin papeleo puede ser difícil de imaginar. Si piensas así, considera las varias maneras en las que la tecnología ha reemplazado al papel en nuestras vidas. Por ejemplo con los diccionarios, enciclopedias, periódico, mensajería y otras herramientas ahora son completamente digitales. Los mapas son interactivos y tecnológicos. La mayoría de los libros, revistas y diarios que existen están disponibles desde muchos dispositivos en cualquier parte del mundo. La era del papel ha pasado. En cambio, estamos en una era digital.

A través de la digitalización de documentos, las organizaciones ganan eficiencia, seguridad y mejores resultados.

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