4 tendencias de la gestión documental para 2018

Actualmente, las empresas han empezado a alejarse de los documentos tradicionales para estar más en contacto con los archivos digitales. La administración de estos ha sido clave para las operaciones comerciales, pero los métodos actuales difieren mucho de los de hace 10 o 20 años. Los software de gestión documental han tomado la delantera, y si tu empresa aún no ha empezado el cambio, es posible que se encuentre detrás de la competencia.

Recientemente, han surgido varias tendencias en las prácticas de gestión documental y gran parte de ellas han llegado para quedarse. Algunas han existido durante años, otras son completamente nuevas. A continuación, Exact te presentará 4 tendencias que tendrán un gran impacto en las compañías modernas.

1.- La importancia de la Nube

Cuando la computación en la nube empezó a ganar popularidad, muchas personas dudaron de ser parte de esta nueva forma de trabajo, aunque, en ese entonces, se veía prometedora. Hoy en día es una realidad, es una herramienta que gran parte de software ofrecen y que ayuda al usuario a aprovechar mejor el espacio físico y digital.

Tendencias de la gestión documental en el 2018

La computación en la nube ha revolucionado los software y ha tenido un gran impacto en la gestión documental. Esto se debe a que la nube garantiza que los documentos estén disponibles en cualquier momento y lugar. Gracias a esta, no necesitas una computadora específica o una red cerrada para acceder a tus archivos, solo conexión a internet.

Lee más sobre: Beneficios de la gestión documental en las empresas

2.- Las redes sociales

Actualmente, las redes sociales son una parte importante de Internet. Al encender la laptop o pc, casi de manera inconsciente, ingresas a Facebook y Twitter para enterarte de los acontecimientos del día o ponerte en contacto con tus amigos y colegas. Con el tiempo, estas y otras redes, han reemplazado a métodos básicos de comunicación, como los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las cartas.

Tendencias de la gestión documental en el 2018

Las redes sociales son mucho más que chats con amigos y familiares. Gran parte de las empresas, se han dado cuenta que estas se deben integrar a sus estrategias de gestión documental, ya que potenciales clientes navegan por estas todos los días.

3.- Software responsive

Actualmente, es normal que los celulares y tablets tengan nuestra atención gran parte del día, ya que estos muestran una gran cantidad de información. Los profesionales de hoy en día están en constante movimiento y deben tener acceso a importantes archivos  y documentos. En consecuencia, los software de gestión documental necesitan ser accesibles desde dispositivos móviles.

Tendencias de la gestión documental en el 2018

Sin embargo, además de accesibilidad, los software deben ser responsive, o sea deben brindar una experiencia agradable al usuario. Debido a que la popularidad de los dispositivos móviles continúa aumentando, la experiencia del usuario también debe mejorar en todo tipo de plataformas.

Te puede interesar: Gestión documental: ¿Cómo facilitar el cambio y evitar que se filtre información?

4.- La colaboración está aumentando

Muchos profesionales prefieren trabajar solos, afirmando que de esta manera son más productivos. Si bien esto puede ser cierto en algunos casos, la colaboración generalmente mejor los proyectos, incluida la gestión de documentos.

Tendencias de la gestión documental en el 2018

Por lo general, el correo electrónico ha sido la herramienta preferida por muchos para colaborar en documentos. Sin embargo, esta puede ser confusa, especialmente cuando intentas realizar un seguimiento a los cambios o ubicar versiones anteriores del mismo archivo. Cuando estás colaborando dentro un solo espacio, estos problemas dejan de existir.

Debido a su importancia, gran parte de los software de gestión documental cuentan con un apartado de colaboración de contenido para tener un mejor control de los archivos y documentos con los que se trabaja cotidianamente.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de axerosolutions.

También te podría gustar...

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *