Todo lo que necesitas saber de un sistema de gestión documental

Toda organización grande o pequeña enfrenta la desalentadora tarea de salir adelante y mantenerse a la vanguardia. Por ello, la implementación de un sistema de gestión documental es (o debería ser) una prioridad para todas y cada una de ellas.

Por ello, a una empresa que trabaja con diferentes clientes, se les tiene que ayudar a gestionar electrónicamente y archivar sus documentos comerciales e información con el fin de facilitar el acceso y uso en el trabajo.

Con el fin de hacerlo, y hacerlo bien, necesitas herramientas y plataformas a tu disposición para proporcionar todas las funciones y funcionalidades que una compañía necesita para administrar de manera efectiva, acceder rápidamente y controlar de manera segura la información en toda la organización.

Necesitas tener características como captura de información, flujo de trabajo, procesamiento de documentos, colaboración e integración a tu disposición. A continuación, EXACT te explicará qué es un sistema de gestión documental con el fin de que estés preparado para darle uso, ya sea como empresa o como cliente.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

En la introducción, empezamos a hablar un poco de su importancia en la relación entre una empresa y sus clientes, pero ¿qué es o qué se entiende por sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es el uso de un sistema de computadora o software para almacenar, gestionar y seguir el rastro a los documentos e imágenes electrónicas que en un principio estaban en un papel y que fueron digitalizadas mediante el uso de un scanner.

Según ISO 12651-2, se considera documento a “una información u objeto grabado el cual puede ser tratado como una unidad”. Si bien esto suena un poco complicado, es simplemente lo que has estado usando para crear, distribuir y usar durante años.

Podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza documentos a través de una organización. Incorpora captura de documentos y contenido, flujo de trabajo, repositorios de documentos, COLD/ERM, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. Además, los procesos que se usan para seguir, almacenar y controlar documentos.

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Características del Sistema de Gestión Documental

La gestión de documentos es uno de las tecnologías precursoras para la gestión de contenidos, y no hace mucho estaba disponible únicamente en forma independiente como son las imágenes, flujo de trabajo y archivos.

Algunas de las características de la gestión de documentos son las siguientes:

  • Check-in/check-out y lock, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
  • Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
  • Audita trail, permite monitorear los cambios efectuados.

Con el tiempo, la gestión de documentos eventualmente se incluyó en la gestión de contenido porque tenemos más información disponible que nunca y la mayor parte no la hemos creado nosotros.

La necesidad se ha acelerado para tratar con información de todo tipo: no solo en términos de más tipos de medios como texto vs imágenes vs archivos de voz, sino también en términos de cómo está estructurado – y, por lo tanto, qué tan rápido se maneja.

Actualmente, los sistemas de gestión documental varían en tamaño y alcance, desde sistemas pequeños e independientes hasta configuraciones tipo empresa a gran escala que sirven a una audiencia global. Por ello 

Importancia del sistema de gestión documental

Hoy en día la gestión documental es esencial para mantener la información privada y segura. Por ello es importante saber por qué es necesario implementar un sistema de gestión documental en tu empresa.

La gestión eficiente de documentos implica contar con una política bien redactada, sólida y clara, así es como un sistema informático (o en algunos casos varios sistemas) que pueda indexar la información para su fácil recuperación. De esta manera permite distintos niveles de seguridad en el acceso a los documentos.

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