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Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos a la vanguardia

Gestion electronica de documentos

Pues bien, empecemos con el tema de las industrias. Éstas últimas, han ido evolucionando y a la par las tecnologías tanto de información como las de telecomunicaciones. Entonces, ¿qué sucede? Que el sistema SGD, es decir, de gestión electrónica de documentos, también ha ido creciendo de manera paralela. ¿Permitiendo? No sólo el acceso, sino también las consultas, además de la transparencia, optimización y disponibilidad de información.

Estableciendo buenas políticas

Claro que, para que esto tenga buenos resultados, es decir, la gestión electrónica de documentos, de todas maneras, se tienen que establecer políticas claras referentes a temas de: producción, almacenamiento, distribución, retención y disposición final.

Entonces, resumiendo, ¿de qué trata la gestión electrónica de documentos? Es el gerenciamiento electrónico de documentos, el cual se vale de la tecnología para administrar contenido. Para esto, el GED (Gestión Electrónica de Documentos) se puede realizar con cualquier tipo de documentación. Además, ésta se vale de un software en específico que controla y organiza todos los contenidos.

De vital importancia

En la actualidad, la mayoría de empresas trabajan con gran cantidad de documentación. Por esto, es de vital importancia gestionar los documentos bajo un sistema eficaz de fácil almacenamiento y de búsqueda rápida. ¿Y sabes qué es lo mejor de todo? Que el sistema de gestión documental electrónica te permite personalizar los documentos de salida de tu empresa. ¿Cómo por ejemplo? Facturas electrónicas, formularios, entre otros documentos y todo integrado en el mismo sistema.

Resulta de vital importancia para todos aquellos ejecutivos y gerentes que andan con todas las tareas encima y necesitan gestionar todos sus trámites sólo que de manera sencilla.

Ahorrando en presupuestos

Mantener documentos en papel y archivos, en temas de presupuestos es costoso para cualquier organización. ¿Dónde es que entran los documentos en físico? En carpetas colocados en archivadores nada económicos y en una oficina creada especialmente para guardar dicha documentación. ¿Qué genera esto último? No sólo abarca espacio en físico, sino que ¿te imaginas? ¿Qué pasa si decides buscar un documento en específico dentro de la ruma de papeles? Lleva todo un proceso complejo. Es por esto último que muchas empresas se han “mudado” a un sistema de gestión documental electrónico. No solo por la facilidad de encontrar una información en específico, sino también por jun tema de presupuesto.

Escaneando la documentación

Si quieres que tu empresa cuente con un sistema de gestión documental electrónica debes de recurrir a un escáner, en primer lugar. ¿Cómo funciona? ¡Es fácil! Haz de cuenta que se trata de una fotocopiadora. ¿Qué trae? Un alimentador de hojas que pueden manejar un sinfín de páginas a la vez. ¿Cuál es el siguiente paso? Cuando ya hayas escaneado tu documento debes de asignarle: un nombre, un número de expediente, entre otros códigos de seguimiento. Una vez que hayas creado tu documento digital puedes pasar a triturar los papeles.

Software inteligente

Es bueno que sepas que, existen softwares especiales para llevar a cabo la gestión electrónica de documentos, de tus documentos. Este sirve para que puedas organizar y almacenar cada archivo de manera individual. Te ayuda a simplificar procesos tanto de almacenamiento como de recuperación, ¿utilizando? Reconocimiento óptico de caracteres que lee el contenido de cada documento. De hecho, si cuentas con esta herramienta tecnológica tus colaboradores pueden realizar las búsquedas de determinado archivo a través de palabras clave u otras variables.

Ruta electrónica

¿Sabías que el sistema de gestión documental electrónica sigue todo un enrutamiento electrónico?, ¿qué te permite? La revisión inmediata del documento digital por parte de cualquiera de tus trabajadores. Y lo mejor de todo es que se puede enviar, el contenido, entre todos tus colaboradores, entre oficinas y hasta territorios.

Creando copias de seguridad

Toda tu data de documentos lo puedes almacenar desde cualquier dispositivo. Este último, se encuentra por lo general en una oficina principal con un servidor ubicado en el área de tecnología de la información. ¿Puedes hacer una copia de seguridad de todos tus documentos? Claro que sí. Así, no se pierde información relevante de tu corporación.

Y ya para finalizar, ¿sabías que el sistema de gestión documental electrónica cuenta con seguridad mejorada? ¿Cómo así? Usando protocolos, así como lo hacen los bancos. Puedes asegurarte que tan solo algunos de tus trabajadores puedan tener acceso a ciertos documentos y todo a través de contraseñas. De tal modo que tu información siempre esté en buenas manos. ¿Qué esperas para tener un sistema de gestión documental electrónica en tu empresa? Ahorras tiempo y dinero, además ¡Facilitas procesos!

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