¿Qué es un procedimiento documentado y cómo contribuye al buen control interno?

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Las empresas ponen en marcha medidas internas de control para limitar los riesgos. Estos incluyen pérdidas, el cumplimiento deficiente de los contratos y el incumplimiento de los reglamentos. En ese sentido, un buen control documental le dará una ventaja competitiva a tu empresa porque se encargará de todos los procesos. A continuación, Exact te explica qué es un procedimiento documentado.

Definición

La documentación de procesos describe los pasos necesarios para realizar una tarea. Es una documentación continua e interna de los procedimientos que se llevan a cabo en la compañía. Una empresa es básicamente un grupo de procesos interrelacionados y, si estos procesos no se encuentran por escrito, pueden haber malentendidos. 

Finalidad

Su objetivo es hacer un seguimiento de los procesos durante la ejecución de un proyecto y mejorar el procedimiento.

Una gestión documental proactiva puede:

  • Eliminar fallas
  • Reducir el tiempo invertido en las tareas
  • Reducir los costos
  • Disminuir los recursos relacionados con las tareas
  • Mejorar la eficiencia
  • Mejorar la calidad 
  • Aumentar la satisfacción de los clientes y empleados

Cuando documentamos los procesos, podemos realizar cambios y obtener resultados positivos. En las empresas se realizan procesos repetitivos que son esenciales para su buen funcionamiento. Por este motivo, la documentación de los procedimientos funciona como una guía para los empleados  y gerentes.

Organización

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Para llevar un control interno efectivo en la empresa, es necesario contar con un organigrama que incluya las descripciones de los trabajos. De igual forma, los procesos de la documentación tienen que especificar claramente las tareas y responsabilidades de cada puesto en la compañía. 

Los procedimientos documentados requieren de la preparación y actualización del organigrama y cómo la compañía utiliza esa gráfica. Por lo general, los empleados reciben una copia con los detalles de su posición y una descripción de su función cuando empiezan a trabajar.

Políticas y procedimiento

El procedimiento para el control de documentos, normalmente, especifica las políticas pertinentes y procedimientos de documentación que deben tener los manuales de los empleados. Detallan lo que debe incluir el manual, quién es responsable de la elaboración y actualización de las políticas y procedimientos y cómo la compañía los comunica a los empleados.

Además, los  procedimientos relativos a la documentación especifican que los empleados deben recibir una copia del manual cuando empiezan a trabajar, firman que los recibieron y se adhieren a las políticas y procedimientos. También, reciben actualizaciones conforme se presentan.

Autorizaciones y permisos

Los organigramas documentados de la organización y los manuales de los empleados constituyen la base para los controles internos. No obstante, deben incluir las medidas actuales del control de documentos

Además, describen los documentos que registran a los empleados que pueden tomar decisiones y aprobar los gastos. Cada documento tiene que especificar exactamente lo que el trabajador puede autorizar o aprobar, qué tipo de permiso o autorización se tomará y qué límites se pondrán. 

Documentación justificada

Los sólidos sistemas de control interno dependen de una documentación justificada para detallar la base para la toma de decisiones. Los procesos documentados especifican qué decisiones requiere una documentación justificada y detallan su naturaleza.

Por ejemplo, una orden de compra o aprobación puede requerir un pedido. El proceso documentado especifica que un empleado debe preparar un pedido antes de solicitar una orden de aprobación o compra y detalla la información que el pedido debe tener. 

Informes

Un elemento clave en el control interno son los informes de la empresa. Los procedimientos documentados fortalecen el control interno especificando qué información debe incluir, quién es responsable de su preparación y quién recibirá los informes. Algunos contienen información confidencial, y detallan medidas de seguridad correspondientes, por lo que requieren un mayor cuidado.

Conciliación

Incluso en pequeñas empresas, los procedimientos de la documentación dan lugar a varios documentos con fuentes independientes. Un método efectivo para verificar su exactitud es establecer conciliación entre datos comparables de distintos autores. 

Un sistema de control de documentos tiene que especificar qué tipo de conciliación debe llevarse a cabo y quién es responsable de realizarlo. Asimismo, debe detallar un método para resolver las discrepancias y quién será la persona responsable de él. De igual forma, debe especificar un método para resolver las diferencias y  asignar responsabilidades para solucionar los conflictos.

Beneficios y usos

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Este tipo de procedimiento tiene muchos beneficios para tu organización:

  • Permite realizar cambios continuos y oportunos para aumentar la productividad.
  • Preserva el conocimiento cuando algunos trabajadores dejan la empresa.
  • Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si se deben eliminar o revisar algunos pasos.
  • Ayuda a que todos los miembros de la organización conozcan los procedimientos y sepan a quién contactar en caso surjan problemas.
  • Mejora la seguridad.

Los procedimientos documentados no son más que la representación escrita de un proceso que contribuyen al buen control interno de las empresas. ¿Te animarías a implementarlo dentro de tu compañía y gozar de todos sus beneficios?

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