¿Las MYPES deberían invertir en un sistema de control de documentos?

Con el fin de controlar de manera apropiada la calidad, una organización debe ser efectiva al controlar su documentación. Se conoce como MYPES a las micro y pequeñas empresas que no superan cierta cantidad de trabajadores y cierto monto en sus ingresos anuales. A continuación, Exact te explicará si las MYPES deberían invertir en un sistema de control de documentos.

¿Qué caracteriza a una micro y pequeña empresa?

Para calificar como micro empresa, según la Ley Nº 28015, la empresa debe contar hasta con 10 trabajadores, sus ingresos anuales no deben superar 150 UIT (S/. 525,000 anuales o S/. 43,750 mensuales). Se aplica inclusive a las juntas, asociaciones o agrupaciones de propietarios e inquilinos en el régimen de propiedad horizontal o condominio habitacional, siempre y cuando no cuenten con más de 10 trabajadores.

Por otro lado, los requisitos para calificar como pequeña empresa han variado, ya que ahora se incrementó de 50 a 100 el número de trabajadores. Igualmente, se incrementan los ingresos anuales de 850 UIT hasta 1,700 UIT. Aproximadamente S/.2´975,000 y pueden ampliarse hasta S/.5’950,000 (S/. 495,833 mensuales), inclusive estos límites serán reajustados cada dos años por el MEF.

Exact tiene servicios de control de documentos

Importancia del control de documentos

La gestión y control de documentos son vitales para lograr y mantener el cumplimiento de ciertos estándares en un ambiente regulado. Las formas y procedimientos deben ser accesibles para aquellos que los requieran en cualquier momento, mientras que los registros críticos (incluidos los informes de no conformidad, análisis de prueba y resultados de auditoría) deben controlarse de manera estricta para prevenir accesos, modificaciones o pérdidas no autorizadas. En muchos casos, el control de documentos es un trabajo de tiempo completo para uno o más empleados dentro de una empresa.

Con el objetivo de mejorar el sistema de control de documentos, muchas compañías buscan un software que les permita mantener y controlar el acceso a sus documentos. Si una empresa debe o no invertir en un software de control de documentos depende en gran medida de la complejidad del sistema de gestión de calidad actual, el número y la disponibilidad de los empleados para realizar las tareas. Si bien algunas empresas necesitan este software menos que otros, no cabe duda que es una ayuda adicional y contribuye al crecimiento de las organizaciones.

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¿Es fácil de usar? ¿Cómo ayuda a las MYPES?

El software de control de documentos puede ser tan simple como usar un archivador metálico donde guardas políticas de la empresa, procedimientos, registros y documentos; o tan complejo como una aplicación completamente integrada que proporcione notificaciones a través de sistemas de correo electrónico.

Este software te permite enrutar documentos para su posterior revisión y aprobación, enviar recordatorios de acciones correctivas atrasadas, asignar nuevas acciones correctivas, notificar a los empleados cuando se necesiten capacitaciones y comunicar a los gerentes de calidad cuando se deben calibrar los equipos.

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¿Es una buena inversión para las MYPES?

Antes de que cualquier empresa, sea grande o pequeña, decida invertir en un software de control de documentos, debe evaluar cuidadosamente sus procesos actuales de manejo de documentos y determinar de manera detallada y exacta lo que espera de una aplicación de control de documentos, así como sus capacidades actuales de almacenamiento electrónico.

Es fundamental para la simplicidad y la administración de costos comprar sólo las partes útiles de un sistema y que agregan valor a la organización. Invertir en un gran conjunto de módulos de control de documentos que no se ajustan a las necesidades del negocio es un desperdicio y complica demasiado el software, la capacitación y el uso final del producto.

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Las empresas que invierten en un software de control de documentos deben asegurarse de que este se adapte al crecimiento de la compañía. Por lo general, se prefieren las aplicaciones que se pueden integrar en un paquete de oficina existente por cuestiones de capacitación y compatibilidad. Las aplicaciones independientes pueden proporcionarle a la empresa más capacidades, como recordatorios por correo electrónico, programación automática y enrutamiento de aprobación.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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