5 Mitos sobre la gestión de documentos electrónicos para PYMES

La concientización sobre la gestión de documentos electrónicos ha aumentado en los últimos años, pero la gente todavía no tiene claro muchos aspectos. A menudo lo confunden con la gestión de archivos, la gestión de contenidos empresariales (de la cual la gestión de documentos es un subconjunto), la gestión de registros, etc. A continuación, Exact buscará poner fin a 5 mitos sobre la gestión de documentos, con un enfoque especial en las pequeñas empresas.

Mito # 1: Tengo la administración de archivos de Windows y por lo tanto no necesito un sistema de administración de documentos aparte

Realidad:  El Explorador de Windows te ayuda a administrar los archivos, pero es una herramienta básica, en gran medida restringida a almacenar archivos en una jerarquía de carpetas. Por otro lado, un buen sistema de gestión de documentos te permitirá almacenar metadatos personalizados basados en el tipo de documento y los requisitos únicos de tu organización. Así que, con cada imagen escaneada de una factura, puedes elegir almacenar la fecha de la factura, el importe de la factura, la empresa, el estado (pagado/no pagado), etc.

Esto aumenta significativamente el número de formas en que puedes buscar y agrupar documentos.  Además, los sistemas de gestión de documentos te permitirán a menudo crear vínculos entre documentos, anotar documentos (por ejemplo, añadir resaltados o sellos) y compartir documentos con acceso controlado (por ejemplo, el usuario puede verlos pero no modificarlos). Como puedes ver, esto es mucho más de lo que ofrece tu sistema operativo.

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Mito # 2: Las pequeñas empresas no necesitan gestión de documentos

Realidad:  Nada más lejos de la realidad. Los propietarios de pequeñas empresas operan con recursos limitados y, por lo tanto, a menudo no pueden emplear personal para manejar su papeleo rutinario, perforar y archivar documentos, buscarlos y recuperarlos y volver a archivarlos una vez revisados.

Los empleados ya limitados de una pequeña empresa pierden tiempo al realizar las tareas mencionadas anteriormente en lugar de las tareas para las que han sido contratados. Tener un buen sistema de gestión de documentos garantiza que los empleados tengan todos los documentos disponibles con un solo clic.

Mito # 3: La gestión de documentos es demasiado compleja para ser implementada en una pequeña empresa

Realidad:  Como pequeña empresa, básicamente necesitas conocer los requisitos de gestión de documentos de tu empresa. Una vez que esto ha sido determinado, hay soluciones disponibles que son muy fáciles de implementar. La mejor manera de implementar la solución es desplegarla en una sección de tu organización para empezar (por ejemplo, administrar sólo las facturas que envías y recibes).

Realiza una revisión al cabo de uno o dos meses y comprueba hasta qué punto ha mejorado la eficacia de tu personal en la gestión de documentos. Una vez que hayas visto los beneficios en una sección, puedes extender la solución al resto de la empresa.

Se debe tener cuidado de que la solución tenga las siguientes propiedades: interfaz de usuario simple, fácil de instalar y configurar, un manual de usuario completo y soporte técnico disponible por correo electrónico o teléfono.

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Mito # 4: La gestión de documentos es costosa para las pequeñas empresas

Realidad:  Es posible que las pequeñas empresas no necesiten características avanzadas y complejas que las grandes empresas suelen necesitar. Además, es probable que el número de usuarios que trabajen con el software sea menor que el de las organizaciones más grandes. Hay soluciones de software de gestión de documentos disponibles que son rentables para las pequeñas empresas.

No sólo esto, el cambio a la gestión de documentos electrónicos ayuda a reducir el consumo de papel y otros suministros de oficina, reduciendo así tus gastos recurrentes sustancialmente. De hecho, cuando se calcula el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas, se descubre que invertir en uno de ellos es una de las decisiones más rentables que tu empresa puede tomar para su crecimiento a mediano y largo plazo.

Mito # 5: Puedo destruir mis documentos en papel una vez que instale un sistema de gestión de documentos

Realidad:  Así que tu decides obtener un software de gestión documental para tu pequeña empresa. ¡Felicidades! ¡Pero no corras a la trituradora todavía! Aún necesitas conservar muchos de esos documentos en papel. Divide tus documentos en papel en 3 grupos:

  1.       Los que por ley deben estar en papel; por ejemplo, los contratos firmados físicamente.
  2.       Documentos que puedes necesitar en papel para tus operaciones comerciales.
  3.       Aquellos documentos que definitivamente ya no necesitarás en papel.

De estos 3 grupos, sólo puedes tomar el último grupo de documentos y enviarlos a la trituradora. A medida que pasen los meses y años, los documentos del segundo y tercer grupo también serán destruidos, lo que te llevará más cerca de tener una oficina sin papeles.

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