Cómo elegir el mejor software de facturación electrónica del mercado

Según recientes investigaciones, solo el 20% de las empresas tienen procesos altamente automatizados para administrar eficazmente el pago de facturas. ¿A qué se debe? Una razón es el uso de un buen software de facturación electrónica. A continuación, EXACT te brindará algunos tips para elegir el mejor del mercado. ¡Empecemos!

1.- Comprueba que el software pueda automatizar procesos de envío y recepción de facturas

Si bien actualmente muchas compañías solo realizan uno de estos dos procesos (habitualmente los envíos), se debe resaltar la importancia de los envíos y recepciones, ya que proporcionaría un mayor ROI (retorno de la inversión) y un periodo de recuperación más rápido. Un sistema integrado que permite gestionar completamente los envíos y recepciones incrementarán la eficiencia, los ahorros de costos y la escalabilidad.

2.- Identifica un software que opere en una red grande y abierta

Una red global grande te permite enviar y recibir facturaciones electrónicas de y para cualquier compañía a través de una sola conexión, además de ser gratuito para tus proveedores. En otras palabras, todos ellos pueden unirse a la red de manera rápida e inmediatamente empezar a enviarte facturas que tu software luego convierte en electrónicas.

Asimismo, con una red grande y abierta que conecta miles de compañías entre sí, serás capaz de conectarte con un número mayor de proveedores y compradores de manera sencilla.

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3.- Busca un software que evite las tareas repetitivas

El software de facturación electrónica debe automatizar la mayor parte del trabajo de facturación que antiguamente era responsabilidad del departamento de contabilidad. Esto le permitirá al personal administrativo centrarse en tareas como la gestión de gastos, el control de crédito y el soporte para decisiones de adquisición.

Además, este software te ayudará a concentrarte en otras tareas que pueden hacer crecer tu negocio, estrategias como el fortalecimiento de tus productos/servicios, la creación de redes y de contenido de calidad.

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4.- Asegúrate de que reduzca el uso de papel al mínimo

Si bien uno de los peores defectos de la facturación tradicional es su poca organización, el uso excesivo de papel no pasaba desapercibido. En la actualidad, las empresas ecoamigables destacan por encima de las demás y suelen ser las preferidas de los clientes, ya que estos buscan diferenciarse de las generaciones anteriores y colaborar con el medio ambiente de alguna manera.

La facturación electrónica reduce el uso del papel al mínimo, optimizando los procesos de envío y recepción. Cabe recalcar que el consumo de papel por trabajador en una oficina se encuentra entre 10 000 y 20 000 hojas al año, siendo las industrias contables y financieras las que más gastan.

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5.- Averigua si el software se puede integrar sin problemas con los sistemas existentes

La integración en un entorno multi ERP (Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”) es un desafío y muchos sistemas de software de facturación electrónica no están hechos para entornos complejos. Si cuentas con sistemas comerciales específicos, debes asegurarte de que el software se podrá integrar de manera perfecta y segura para optimizar todos los procesos.

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6.- Determina si necesitas soporte para múltiples monedas y reglamentos internacionales

Si tu empresa opera en diferentes partes del mundo, deberás asegurarte de que tus facturas cumplan con las diferentes leyes regulatorias de acuerdo al país. El software de facturación electrónica deberá encargarse de estos aspectos complejos y garantizar que cumpla con los requisitos de manera automática.

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7.- Investiga sobre las capacidades de análisis del software de facturación electrónica

El software de facturación electrónica debe proporcionar analíticas integradas para brindar información procesable con tableros gráficos para el análisis de tendencias y detalles de transacciones. Se pueden obtener valiosos conocimientos de los datos, así que asegúrate de que el software de facturación electrónica que elijas pueda ofrecerte lo mencionado.

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Traducido y adaptado de basware.

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