Introducción a la automatización de procesos

Antiguamente, cuando se hablaba de automatización de procesos de negocios (Business Process Automation – BPA), uno lo relacionaba con la robótica o algo futurista. Sin embargo, en la actual era del Internet, significa algo totalmente diferente. Ha evolucionado de una idea tecnológica emergente a un proceso que busca determinar cómo servir mejor a los clientes. En su actual etapa de evolución, la automatización de procesos permite a los profesionales de hoy en día pasar su tiempo desarrollando relaciones clave y diferenciándose en el mercado.

En el siguiente artículo, Exact te proporcionará la información necesaria y básica para que puedas comprender mejor la automatización de procesos en el mundo de los negocios en la actualidad.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es el enfoque que las empresas toman para sistematizar sus procesos mediante el uso de tecnología y la organización del personal a través de flujos de trabajo. Esto está más allá de la gestión de información tradicional y registros de sistemas avanzados de software y programas que integran todas tus aplicaciones. La automatización le permite a tu compañía mantener el control de diversos problemas, como relaciones con los clientes, análisis, planificación, ventas, estandarización y desarrollo. No solo se puede encargar de complicadas tareas de tecnología de la información, como gestionar tu sistema, los usuarios de tu sistema y solucionar problemas de red, además de programas como servicios de marketing por correo electrónico.

Introducción a la automatización de procesos

La automatización de procesos es compatible con tus trabajadores y ayuda a minimizar los costos operativos, liberando al personal de los procesos para realizar tareas de mayor nivel. Los clientes son más felices porque puedes ayudarlos de inmediato y reducir el error humano. Especialmente en organizaciones donde las relaciones son lo más primordial, la automatización puede mejorar la interacción humana y la toma de decisiones, así como crear transparencia en tiempo real.

Razones para automatizar tus procesos

Todos los días, tus empleados programan citas, solicitan aprobaciones, revisan documentos y flujos de trabajo, enrutan información y buscan actualizaciones de estado. En muchas empresas, las personas aún realizan estas tareas de forma manual. Esto puede ser bastante pesado cuando tengas que revisar múltiples correos electrónicos, respuestas y reenvíos para encontrar la versión actual de un documento. También puede ser un desafío cuando se pierde un correo electrónico que te da una aprobación antes de que todo esté listo. Cuando alguien le pide una actualización, ¿puedes estar seguro de que tu informe es correcto? ¿Qué sucede si el equipo de ventas cambia los precios y no actualizan el documento desde donde están cotizando? Estas ineficiencias pueden costarle dinero a tu empresa porque es propensa a errores y difícil de controlar. También disminuyen la responsabilidad de tu empresa, sin mencionar causar estragos en el cumplimiento de la empresa y la satisfacción del cliente. Por lo tanto, la automatización de estos procesos puede ayudar a reducir el estrés. Las actividades automatizadas por sí solas erradican las preocupaciones sobre correos electrónicos perdidos o alguien tomando un día libre por enfermedad. Las empresas suelen automatizar sus procesos para:

  • Agilizar la comunicación
  • Hacer cumplir la responsabilidad
  • Minimizar costos
  • Disminuir defectos y errores manuales
  • Establecer una clara jerarquía de aprobación
  • Mejorar los flujos de trabajo
  • Disminuir el tiempo que lleva realizar tareas repetitivas
  • Mantener una velocidad de proceso constante
  • Hacer que la auditoría y el análisis sean más fáciles y rápidos
  • Crea más flexibilidad, facilitando los cambios
  • Promover una fuerza laboral más feliz y estable
  • Hacer que tu negocio sea más competitivo haciendo que tus clientes sean más felices
  • Reducir los errores humanos
  • Producir respuestas más rápidas a problemas del sistema de misión crítica
  • Permitir una asignación de recursos más eficiente

Introducción a la automatización de procesos

¿Quiénes automatiza sus procesos?

Con el objetivo de automatizar tantos procesos manuales como sea posible, las empresas están recurriendo a los principios de BPA para mejorar. Cada industria tiene diferentes necesidades de BPA, pero esta puede mejorar todas las industrias.

A continuación, algunos ejemplos de cómo diferentes industrias pueden beneficiarse del BPA:

  • La industria de la salud (incluidos sectores como hospitales, biotecnología, farma, dispositivos médicos y laboratorios) tiene inquietudes sobre la calidad y la gestión de riesgos. Esta industria busca soporte para buenas prácticas en relación con la gestión de registros, firmas electrónicas y gestión de proyectos.
  • Las necesidades de la industria bancaria se centran en la automatización de las transferencias de crédito y dinero, se integran con otros sistemas bancarios automatizados y los sistemas de tarjetas, y administran los presupuestos, junto con el desarrollo de sistemas de front-office y back-office.
  • La industria de las telecomunicaciones espera que se automaticen sus sistemas de oficina, servicio al cliente, sistemas de facturación, bases de datos, documentos y sistemas de gestión de flujo de trabajo y soporte técnico.
  • Las industrias de comercio y fabricación requieren que se automaticen los procesos de fabricación, los sistemas CRM, ESB y ERP, las actividades de almacenamiento y adquisición, y la gestión del flujo de documentos.

Otras industrias recurren a BPA para automatizar y administrar proyectos y carteras, flujo de trabajo, casos y flujo de datos.

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