La importancia de la facturación electrónica

Actualmente, las empresas buscan destacarse de las demás utilizando las ventajas que proporciona la facturación electrónica, como agilizar los procesos y ayudar al medio ambiente, ya que reduce drásticamente el uso de papel. A continuación, Exact te brindará más información  sobre su importancia dentro de una empresa.

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¿Qué es la facturación electrónica?

El sistema de facturación electrónica es el proceso de enviar facturas, estados de cuenta, recibos o cartas de reclamación a través de medios electrónicos. Se podría decir que la facturación electrónica es más eficiente, confiable, rápida y barata que los métodos postales normales de facturación masiva.

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La facturación electrónica es un medio para reducir costos y aumenta la productividad

El clima económico actual aumenta la presión sobre las empresas, tanto públicas como privadas, para reducir los costos y aumentar la eficiencia. Las organizaciones se centran en reducir costos administrativos a la vez que aumentan la precisión, el cumplimiento y el control.

Al introducir una política de facturación electrónica, las organizaciones pueden reducir los costos y aumentar la productividad al mismo tiempo, ya que reducen el trabajo manual que requiere mucho tiempo y prestar más atención al control y la estrategia comercial.

sistema de facturación electrónica

Razones para implementar una política de factura electrónica

Hay muchas razones por las cuales una organización puede considerar la facturación electrónica, desde el deseo de incorporar una política de facturación electrónica para alinearse con las estrategias ecológicas o de ahorro de costos hasta el cumplimiento de los próximos mandatos legislativos cuando los gobiernos obliguen a sus agencias a usarlo.

Además, que un cliente o proveedor te pida enviar facturas electrónicamente suele ser una de las razones por la cual las empresas empiezan a ver con otros ojos a esta forma de trabajo.

Actualmente, cada vez más organizaciones buscan conectarse digitalmente con clientes y proveedores para intercambiar documentos comerciales, como pedidos, respuestas de pedidos y facturas, y así establecer una relación comercial verdaderamente digital y en tiempo real con sus socios comerciales.

sistema de facturación electrónica

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¿Tu empresa necesita implementar un sistema de facturación electrónica?

1.- En primer lugar, debes examinar si tu empresa necesita en realidad una política de facturación electrónica y si ayudará a tu estrategia comercial actual.

2.- Luego, determina la cantidad de facturas y la cantidad de proveedores o clientes involucrados y la capacidad de tu sistema ERP actual para manejar las facturas electrónicas.

3.- ¿Cuánto le cuesta a tu organización procesar las facturas? El costo puede variar por factura dependiendo de la industria. Considera las horas que se pierden ingresando datos manualmente en tu sistema financiero, buscando aprobaciones de pago y persiguiendo facturas faltantes.

4.- Habiendo llevado a cabo una revisión inicial, entonces se debe preparar un caso de negocios. Examina detenidamente los posibles costos y beneficios para la organización e incluye una descripción completa del proceso actual en papel e identifica los procesos actuales que pueden mejorarse, subcontratarse o eliminarse.

5.- Elige un líder de proyecto proactivo y un equipo interfuncional para preparar un plan de proyecto detallado. El equipo debe estar formado por ejecutivos para un proyecto de salida de facturación electrónica de Ventas, Finanzas, TI (tecnología de la información) y Control de crédito, y para un proyecto entrante de Compras, Finanzas, TI y Cuentas por pagar.

6.- El plan del proyecto debe contener un análisis de los procesos y el entorno empresarial actual. En base a este análisis, se puede desarrollar un concepto de solución y esbozar un plan de implementación.

Exact, empresa líder en Outsourcing, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestros servicios de facturación electrónica, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de blog.pagero.

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