La importancia del control de documentos

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La mayoría de organizaciones en todo el mundo ahora hacen funcionar su sistema entero usando documentos computarizados. Los grandes empresarios requieren acceso a la documentación en periodos de tiempo determinados para hacer elecciones rápidas y proactivas para la compañía.

Y esto significa que la empresa debe tener un sistema de gestión documental adecuado y refinado. En el presente artículo, resaltaremos la importancia y beneficios del control documental y revisar lo que tu empresa puede hacer para asegurar una gestión efectiva para los próximos años.

1. Ayuda a asegurar que la información importante sea indexada y rastreable

Una de los principales problemas que enfrentan las organizaciones crecientes alrededor del mercado es la ausencia del acceso a sus documentos e informes. Ellos no cuentan con sistemas que les permita buscar en todos sus documentos la información pertinente. Ya sea que se relacione con un cliente o  con un proyecto importante para la compañía, esta información debe ser encontrada sin problemas.

Esto es el por qué las empresas ahora dependen de sistemas de control de documentos para clasificar la información y garantizar un rastreo del mismo para que esté disponible para el personal cuando sea.

Uno de los documentos que las empresas gestionan diariamente son las facturas. Las facturas comúnmente se generan en papel, pero ¿sabías que puedes pasar todas tus facturas a un sistema digital? De este modo pasarías a un sistema de facturación electrónica. Si deseas saber más sobre este revolucionario sistema, te sugerimos leer: 5 factores que hacen de la facturación electrónica tu mejor opción.

2. Contribuye a reducir errores en la documentación

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Cuando los equipos tienen un acceso rápido a toda la información del sistema de la compañía, ellos pueden reducir el número de errores que pueden suceder en la documentación. Esto es porque los sistemas de control documental brindan facilidades para la revisión de documentos.

Permiten a los equipos de manejo obtener un acceso rápido a los documentos y a enviar los documentos al personal para asegurar que los hechos sean revisados y que todo análisis sea completado efectivamente en un determinado periodo de tiempo.

En vez de tener que buscar varias bases de datos, entonces analizan la información por separado, y miembros del personal pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, reduciendo retrasos en la productividad.

3. Permite la automatización de tareas o procesos

Otro importante beneficio del control de documentos es que permite la automatización de ciertas tareas en la documentación de la organización. En vez de tener que editar manualmente varios documentos para adaptarlo a su estilo interno, las compañías pueden desarrollar un estilo predeterminado así este se aplica automáticamente a cualquier documento gracias al sistema de control de documentos.

Esto puede eliminar problemas en la productividad y ayudar a garantizar que los miembros importantes del personal se concentren en otras tareas importantes para la compañía.

Los sistemas de control de documentos efectivos están ahora revolucionando los negocios modernos. Estos están ayudando al personal a colaborar en el manejo de la información, reducen los errores en los documentos y automatizan tareas para brindar soporte para tu eficiencia mayor.

Como ya habrás leído, la automatización de procesos es importante en una empresa moderna. Si quieres saber más de este proceso en específico, te recomendamos leer: Todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos.

4. Es esencial para garantizar la trazabilidad

garantiza trazabilidad

La trazabilidad es una serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de un producto o documento en cada una de sus etapas. En otras palabras, la trazabilidad responde a las preguntas: ¿Quién envió tal documento a quién? ¿Cuando? ¿Qué contenido?

Por esto, necesitas asegurar que nunca perderás rastro de lo que pasa en los documentos, proyectos o en los procesos de los departamentos. Entonces el control de documentos puede ayudar a mantener un registro de la información que fluye en tu empresa.

Exact, empresa líder en control documental, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en mejorar tu sistema de gestión documentaria, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.   

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