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¿Necesitas de un gestor de documentos?: ¡Descúbrelo aquí!

La información que maneja tu compañía y de manera diaria es de suma importancia y no sólo ello, sino que no puede caer en malas manos. Para esto, los sistemas de gestión y archivos tradicionales se van quedando cada vez más atrás. A todo esto, una pregunta: ¿sabías que los volúmenes de información dentro de las empresas crecen en un porcentaje de 200% y todo ello de manera anual? Entonces de todas maneras se vuelve indispensable que puedas contar con herramientas que te den seguridad y no sólo ello, sino ofrecerte agilidad en los procesos. ¿Quieres simplificarte la vida? La idea es que puedas recurrir a un gestor de documentos.

Los más importantes

¿Qué son los documentos? Se tratan de los activos más importantes en tu empresa. Su gestión es vital para el desarrollo y puesta en marcha de tu negocio. Para esto, nunca te olvides de lo siguiente: el almacenamiento, la manipulación, una mala custodia, la localización, todos estos elementos pueden influir, ya sea en el éxito o fracaso de tu proyecto a nivel empresa.

Una óptima gestión documental

¿Eres una pequeña, mediana o grande empresa? No importa el tamaño, el punto es que necesitas de un buen gestor de documentos, el cual permita no sólo brindarte eficacia, sino una mayor seguridad en temas de manejo de información, se refiere. Para esto, ¿qué resulta fundamental? ¿Tu empresa necesita tener más control en temas de flujo de información? A continuación, lo que debes de saber para que tengas mayor conocimiento respecto a las ventajas de tener un buen gestor de documentos.

Olvídate de los papeles arrumados en tu escritorio

Queremos hacerte una pregunta: ¿acaso eres de los que tienen papeles encima de tu escritorio con escaso espacio para colocar más documentos? Si es este es tu caso, pues déjanos decirte que estás muy lejos de tener una buena gestión de recursos.

Poniendo orden

Primero, lo primero. ¿Cómo poner orden? No sólo hay que dejar limpias las estanterías, sino organizar la documentación de tu empresa y todo ello por categorías, decirle adiós a los procesos de archivarlo todo, entre otras actividades. Sin embargo, eso no es todo. La idea es que puedas digitalizar toda tu información. ¿Qué vas a lograr con esto último? Obtener no únicamente seguridad, sino que puedes ahorrar. Además, de obtener mayor acceso a toda tu data.

Localizando documentos

Con un software de gestión de documentos, es decir, con un gestor de documentos, ¿qué puedes lograr? Pues, emplear menos tiempo en temas de localización de información. ¿Tiempo de espera? Cero, ¿y todo ello por qué? Gracias a la indexación de metadatos. ¿Qué te permite esto último? Un gran ahorro de tiempo. A todo esto, ¿cómo puedes hacer las búsquedas? Pues, por medio de palabras claves, fechas y así sigue la lista.

Adiós archivos en cajas y carpetas

¿Sabías que la cantidad de papel en temas de información, en toda empresa, crece a galope de caballo y cada año? Así es, se sigue acumulando documentación en físico lo cual supone un riesgo, ¿sobre qué? En temas de confidencialidad e integridad, se refiere. Cuando le digas adiós al papel de tu oficina ello contribuye con el medio ambiente. Vamos, a ser eco amigables. 😊

Un mayor control

Gracias al gestor de documentos, puedes darte cuenta de manera más rápida, quién hizo el último cambio en la documentación debido al histórico de este software. Con ello, puedes tener mayor control respecto a las modificaciones, obteniendo así tu información sólo que de manera más segura y no sólo ello, sino que puedes realizar todo un seguimiento de las distintas versiones y todo ello gracias al gestor de documentos.

En la actualidad es primordial para tu compañía contar con un buen gestor de documentos, ¿y esto por qué? Porque la información se trata de todo un valor y hay que saber administrarla. ¡Dile adiós al papel!

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