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Gestión documental: ¿Cómo facilitar el cambio y evitar que se filtre información?

La resistencia al cambio es un problema común en la vida personal y laboral de las personas. Cuando las empresas invierten e implementan un sistema de gestión documental como una solución para aumentar la colaboración en el entorno de trabajo o la eficiencia de los resultados, quieren que todos los miembros de la empresa se adapten a esta decisión.

La realidad es que la aceptación de estos cambios es un poco difícil; las empresas deben asegurarse de atender todas las incertidumbres de los trabajadores sobre dicha innovación. La aversión al cambio puede provenir de la falta de información o confianza. Ya sea que no se les muestre el valor de la herramienta a los empleados, que estos hayan tenido malas experiencias con el producto o con las decisiones administrativas, se pueden tomar medidas para asegurarles que la nueva implementación de un sistema de control de documentos facilitará los flujos de trabajo sin inconvenientes y los ayudará a trabajar de manera más eficiente.

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En el siguiente artículo de Exact, te mencionaremos algunos enfoques para superar esta barrera dentro de la estructura de la organización y qué puntos debes tener en cuenta para evitar que tu información se filtre:

Educa sobre los beneficios de la gestión documental

Explica a tu colaboradores los beneficios y las características derivadas de la solución. Además, debes indicarles cómo esta innovación es mejor a la forma tradicional en que los procesos se manejaban.

La familiaridad con el nuevo sistema de gestión de documentos ayudará a facilitar la transición. Por ello, debes bríndarles los materiales que necesitan para comenzar a usar la solución de manera efectiva. Dales tiempo para sentirse cómodos en la plataforma y permite que cometan errores si es necesario.

Algunas formas en que los gerentes pueden proporcionar educación sobre nuevas implementaciones son:

  • Sesiones informativas
  • Reuniones para responder preguntas
  • Videos instructivos
  • Tutoriales

Escucha las opiniones de tus colaboradores sobre la gestión documental

Dedica tiempo para hablar con tus colaboradores de manera individual. Esto reforzará sobre la importancia de la inversión y su implementación en la empresa. Al mismo tiempo, muestra que te preocupas por ellos y por su aceptación de la nueva solución.

Algunas empresas incluso consideran la opinión del colaborador dentro del proceso de toma de decisión sobre la nueva solución. De esta manera, ellos sentirán que sus opiniones son valoradas. En consecuencia, realizarán el esfuerzo de familiarizarse con esta idea y empezarán a producir resultados.

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La nube como sistema de gestión documental

La nube es como una unidad de almacenamiento donde colocarás artículos que estarán disponibles a donde quieras que vayas. Esta unidad la brinda un tercero junto con un código de autenticación, para que así tus artículos estén seguros.

Estos sistemas basados ​​en la nube pueden ser útiles para la colaboración, el almacenamiento y la productividad en una empresa. Sin embargo, sin una cuidadosa planificación y protección de los datos, los permisos pueden verse comprometidos.

Puedes proteger la información de tu empresa conociendo las tres amenazas de seguridad más comunes.

Falta de conocimiento

El conocimiento del nuevo sistema de gestión de documentos es la mejor defensa contra posibles atacantes y amenazas. Tu empresa debe conocer la reputación del proveedor y las mejores prácticas para usar los nuevos sistemas.

Reunir conocimiento sobre servicios en la nube mantiene a los usuarios informados y les permite aprovechar las últimas tecnologías.

Quedarse satisfechos

La satisfacción puede ser un problema en varias áreas de negocios, incluidos recursos humanos, administración, finanzas e informática (por nombrar algunos). La seguridad es un área donde el no avanzar puede dañar el capital y la reputación de una empresa. Al ignorar las nuevas tendencias y descuidar las actualizaciones asociadas con los sistemas basados ​​en la nube, las empresas ponen en riesgo sus documentos personales y su información.

Usar las últimas tecnologías y actualizar las medidas de seguridad permite a las empresas con operaciones en la nube mantener su estrategia y seguir creciendo.

Dispositivos desprotegidos

En un sistema basado en la nube, las empresas tienen la libertad de controlar los permisos de todos los usuarios, pero estas configuraciones de privacidad no garantizan que el dispositivo que están usando sea seguro. Debido a la movilidad y compatibilidad que ofrecen las soluciones de la nube, los empleados pueden acceder al sistema en redes públicas o dispositivos personales. Para evitar las incertidumbres asociadas con los dispositivos personales y las redes públicas, las empresas pueden entregar a sus empleados los dispositivos de trabajo designados y establecer pautas de uso.

 

Exact, empresa líder en la gestión documentaria, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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