Gestión documental: ¿Cómo facilitar el cambio y evitar que se filtre información?

La resistencia al cambio es un problema común en la vida personal y laboral de las personas. Cuando las empresas invierten e implementan un sistema de gestión documental como una solución para aumentar la colaboración en el entorno de trabajo o la eficiencia de los resultados, quieren que todos los miembros de la empresa se adapten a esta decisión.

La realidad es que la aceptación de estos cambios es un poco difícil; las empresas deben asegurarse de atender todas las incertidumbres de los trabajadores sobre dicha innovación. La aversión al cambio puede provenir de la falta de información o confianza. Ya sea que no se les muestre el valor de la herramienta a los empleados, que estos hayan tenido malas experiencias con el producto o con las decisiones administrativas, se pueden tomar medidas para asegurarles que la nueva implementación de un sistema de control de documentos facilitará los flujos de trabajo sin inconvenientes y los ayudará a trabajar de manera más eficiente.

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En el siguiente artículo de Exact, te mencionaremos algunos enfoques para superar esta barrera dentro de la estructura de la organización y qué puntos debes tener en cuenta para evitar que tu información se filtre:

Educa

La mejor manera de que los empleados acepten la nueva forma de hacer las cosas es explicándoles por qué eligió la solución. Explícales los beneficios y las características derivadas de la solución y cómo esta innovación es mejor que la forma en que los procesos se llevaban a cabo anteriormente.

La familiaridad con el nuevo sistema de gestión de documentos ayudará a facilitar la transición para aquellos que no están seguros del cambio debido a una curva de aprendizaje. Bríndales los materiales que necesitan para comenzar a usar la solución de manera efectiva y dales tiempo para sentirse cómodos en la plataforma. Permite que cometan errores si es necesario.

Algunas formas en que los gerentes pueden proporcionar educación sobre nuevas implementaciones son:

  • Sesiones informativas
  • Reuniones para responder preguntas
  • Videos instructivos
  • Tutoriales

Individualiza las solicitudes y reciba sus comentarios

Dedicar tiempo a hablar con los miembros de tu empresa de manera individual refuerza la importancia de la inversión y por qué deberían alegrarse de que se haya implementado una nueva solución. Al mismo tiempo, muestra que te preocupas por ellos y por su aceptación de la nueva implementación.

Algunas empresas incluso hacen que sus empleados sientan que su opinión importa al incluirlos dentro del proceso para la toma de decisión sobre la nueva solución. Debido a que sienten que sus opiniones fueron valoradas, es más probable que los trabajadores realicen el esfuerzo de familiarizarse con esta idea y empiecen a producir resultados.

gestión documental seguridad nube exactLeer más: “¿Por qué elegir un sistema de gestión documental en la nube?

Evita que se filtre información de la empresa

La nube es como una unidad de almacenamiento. Como empresa, estás alquilando ese espacio de un proveedor de servicios para colocar artículos y que estos se encuentren disponibles a donde quiera que vayas. Estos proveedores proporcionan un candado, o en el caso de la nube, un código de autenticación, para que así tus artículos estén seguros.

Las características y capacidades que los sistemas basados ​​en la nube proporcionan a las empresas pueden ser útiles para la colaboración, el almacenamiento y la productividad. Sin una cuidadosa planificación y protección de los datos, los permisos de la nube pueden verse comprometidos.

Puedes proteger la información de tu empresa conociendo las tres amenazas de seguridad más comunes.

Falta de conocimiento

El conocimiento del nuevo sistema de gestión de documentos es la mejor defensa contra posibles atacantes y amenazas. Al realizar investigaciones y recopilar información, tu empresa debe conocer la reputación del proveedor y las mejores prácticas para usar los nuevos sistemas.

Reunir conocimiento sobre servicios en la nube mantiene a los usuarios informados y les permite aprovechar las últimas tecnologías.

Quedarse satisfechos

La satisfacción puede ser un problema en varias áreas de negocios, incluidos recursos humanos, administración, finanzas e informática (por nombrar algunos). La seguridad es un área donde el no avanzar puede dañar el capital y la reputación de una empresa. Al ignorar las nuevas tendencias y descuidar las actualizaciones asociadas con los sistemas basados ​​en la nube, las empresas ponen en riesgo sus documentos personales y su información.

Usar las últimas tecnologías y actualizar las medidas de seguridad permite a las empresas con operaciones en la nube mantener su estrategia y seguir creciendo.

Dispositivos desprotegidos

En un sistema basado en la nube, las empresas tienen la libertad de controlar los permisos de todos los usuarios, pero estas configuraciones de privacidad no garantizan que el dispositivo que están usando sea seguro. Debido a la movilidad y compatibilidad que ofrecen las soluciones de la nube, los empleados pueden acceder al sistema en redes públicas o dispositivos personales. Para evitar las incertidumbres asociadas con los dispositivos personales y las redes públicas, las empresas pueden entregar a sus empleados los dispositivos de trabajo designados y establecer pautas de uso.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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