¿Un estudio de abogados necesita de la digitalización de documentos legales?

En un mercado tan competitivo como el legal, es oportuno que los estudios de abogados consideren la digitalización de documentos legales para aumentar su productividad y reducir costos. A continuación, Exact te explicará cuál es el proceso que se lleva a cabo y qué otros beneficios brinda.

¿Cómo funciona la digitalización de documentos legales?

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La digitalización de documentos legales consiste en capturar la información de manera electrónica mediante softwares especializados, reduciendo de manera efectiva los gastos de almacenamiento, operaciones y el tiempo de búsqueda dentro de un estudio de abogados.

El proceso comienza escaneando los documentos legales para transformarlos en imágenes digitales. Posteriormente, se indexan y se almacenan en un sistema de gestión documentos. Este procedimiento ayuda a agilizar y mejorar el flujo de trabajo, proporcionando un completo y seguro acceso a los usuarios en cualquier momento.

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¿Por qué un estudio de abogados necesita digitalizar sus documentos legales?

1.- Rápido y sencillo acceso a la información

El escaneo y la indexación ofrecen una solución segura y respaldo para las copias físicas, las cuales pueden perderse con facilidad y son difíciles de rastrear. Además, varios usuarios pueden acceder a la misma información al mismo tiempo, eliminando la necesidad de múltiples copias de un documento.

Los abogados pueden acceder a esta información desde diferentes ubicaciones y dispositivos, en cualquier momento del día. Además, el escaneo facilita la implementación de cambios en tiempo real, por lo que los empleados siempre tienen la copia más reciente de sus documentos en todo momento.

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2.- Reducción de gastos

El almacenamiento de grandes cantidades de documentos legales requiere de mucho espacio y mantenimiento, así como costos adicionales, tales como la tinta y el papel. La digitalización de documentos legales reduce de manera drástica el trabajo manual y el valioso tiempo que se invierte en identificar, archivar y extraer documentos.

Según la experiencia de Exact, muchos estudios de abogados a menudo ven un mayor ahorro de costos dentro de los primeros años que implementaron la digitalización de sus documentos legales.

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3.- Incremento de la productividad

La digitalización de documentos legales ayuda a optimizar los flujos de trabajo, dado que ayuda a eliminar la necesidad de buscar y albergar grandes cantidades de registros, los cuales son fáciles de ubicar y recuperar. Los problemas con la impresora o máquina de fax ya no obstaculizarán las operaciones, lo que proporciona continuidad comercial para garantizar que las empresas cumplan con las limitaciones de tiempo y los plazos.

4.- Mejor servicio para el cliente

La mejor organización y eficiencia permite a los estudios de abogados brindar un mejor servicio al cliente. Además, la facilidad y velocidad de la digitalización de documentos legales reduce el tiempo de espera, convirtiéndolos en firmas más competitivas dentro del mercado legal cada vez más saturado.

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