Digitalización de documentos: 6 consejos para reducir el consumo de papel en tu lugar de trabajo

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Reducir el consumo de papel puede parecer un desafío difícil y, para muchos, imposible. Sin embargo, muchas empresas realizan la digitalización de documentos sin afectar sus operaciones de manera drástica. Al no hacer nada al respecto, tu empresa gastará más que en solo papel, mantenimiento de la impresora, tinta, entre otros.

En muchas organizaciones, se acostumbra desperdiciar los recursos, ya que los colaboradores se ven atrapados en este desorden de operaciones. Esto hace bastante difícil cambiar la situación. Sin embargo, mientras más tiempo esperes por el momento perfecto para realizar la digitalización de documentos o reducir su consumo, será más drástico el enfoque que necesites para afrontar los desafíos de este mundo digitalizado.

A continuación, Exact te mostrará 6 consejos para reducir el consumo de papel en tu lugar de trabajo.

1. Entiende el flujo del proceso del papel

Comprender el flujo del papel en todas las áreas de tu empresa es la clave para poder realizar cambios. Estar al tanto de hacia dónde va el papel, cómo se mueve a través de las distintas áreas y dónde suele estancarse este proceso te permitirá tener visibilidad de los problemas que siempre estuvieron ocultos sobre el uso del papel en tu organización.

Conversar con los líderes de cada área te ayudará a entender mejor el flujo del papel. Hablar con el personal que está más involucrado con este uso te permitirá comprender con claridad cuál es el proceso exacto del papel. Además, escuchar las opiniones de tus colaboradores te ayudará a determinar dónde el papel es más importante o si puede eliminarse a través de la digitalización de documentos.

2. Establece medidas y puntos de referencia

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Uno de los errores más comunes que la mayoría de empresas comete es avanzar sin entender bien cómo empezaron. No podrás ver cuánto ha progresado tu empresa si no conoces cómo fue el inicio.

Entender los puntos de referencia y las medidas durante todo el proceso también ayudará a los miembros del equipo a que entiendan cómo se están desempeñando. Esto puede llevar a un mayor compromiso y adaptabilidad de parte de tus colaboradores.

3. Establece metas que sean importantes para tus colaboradores

Establecer metas puede parecer un paso evidente, pero muchas empresas se desesperan por implementar primero la digitalización de documentos sin conocer cuáles son sus objetivos y las necesidades de sus colaboradores.

En vez de establecer metas que se basen en reducir costos o aumentar ganancias, averigua por qué tus colaboradores quisieran reducir el consumo de papel en la oficina y crea iniciativas alrededor de estas razones. Si los objetivos y metas están claramente definidos y comprometen a tus colaboradores, entonces verás los resultados de la reducción de costos pronto.

4. Permite que tus colaboradores dirijan el cambio

Cuando la gerencia intenta hacer cambios en el trabajo sin pedir la opinión de sus colaboradores, los resultados no terminan siendo los esperados. Si dejas que tus empleados expliquen sus ideas, no solo se adaptarán más rápido, sino que dirigirán el cambio.

Los trabajadores que lidian con el papel diariamente ya saben por completo donde están las redundancias o donde se puede reducir su uso o eliminarse. No olvides que la digitalización de documentos tiene muchos beneficios.

5. Incentiva la responsabilidad

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Idealmente, incluir a los empleados en todo el proceso hará que estos quieran compartir el progreso y proponer nuevas ideas. Esto se puede lograr a través de reuniones regulares y ayudará a que se incentive la responsabilidad.

Estas reuniones deben centrarse solo en el progreso de la iniciativa actual y no debe enfocarse en otros temas que no sean objetivos, medidas, progreso, desafíos y éxito del cambio. Además, es importante que cada equipo complete sus acciones antes de la siguiente reunión, ya que esto los motivará a alcanzar todas las metas.

6. Ve paso a paso

Los cambios son difíciles de aceptar dentro de cualquier organización. La planificación es la pieza más importante para que cualquier iniciativa sea exitosa. Reducir o eliminar el papel en tu oficina a través de la digitalización de documentos es una manera de asegurar una transformación exitosa.

Es importante poner en marcha todo un proceso de implementación que use a un pequeño grupo o área. De esta manera, podrás ir probando tu iniciativa e ir haciendo pequeños cambios en el proceso para que luego toda tu empresa se adapte por completo.     

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