La importancia de la transformación digital en los sistemas de gestión documental

Los sistemas de gestión documental son una parte crucial de la transformación digital porque les da a las empresas un mejor acceso a la información, aumentando su eficiencia. La transformación digital es un término muy extenso que le brinda a las empresas la libertad creativa que necesitan para reconsiderar sus procesos de negocio y así mejorar sus operaciones, maximizar la eficiencia, ahorrar dinero y aumentar la visibilidad. Puede variar según la compañía y, por lo general, según el área. Todo dependerá de los objetivos organizacionales que se planteen en el camino.

A continuación, Exact te explicará por qué es tan importante la transformación digital en los sistemas de gestión documental y cómo esta puede afectar positivamente a tu empresa.

La automatización hará todo por ti

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La transformación digital es un plan muy detallado que se realiza a largo plazo y se divide en diferentes fases. A menudo, involucra que el negocio cambie algunos aspectos manuales por sistemas automatizados. En el caso de la mayoría de empresas, implica poner en funcionamiento soluciones de gestión documental.

Un sistema de gestión documental le permite a las empresas poder rediseñar la manera en cómo están administrando sus documentos. Ya sea que estén trabajando con facturas, reportes de gastos, órdenes de compra o formularios para la contratación de empleados, las organizaciones que dejan el papel y adoptan procesos automatizados digitales suelen mejorar su eficiencia de manera exponencial.

Además, tienen un mejor acceso a la información que el sistema ha extraído de los documentos, lo que significa que no solo están replanteando sus procedimientos, sino también cómo usan estos datos para ofrecer mejores productos y servicios a sus clientes.

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Podrás analizar la información de tu empresa

Las soluciones de gestión documental eliminan las conjeturas, las cuales suelen asociarse con el proceso de cuentas por pagar. Así como las soluciones de inteligencia artificial pueden realizar tareas que, por lo general, requerirían inteligencia humana, los sistemas de gestión documental se encargan de procedimientos que antes solían ser manuales. Estos sistemas extraen información importante y hacen que las decisiones de la empresa se basen en estos datos, lo cual les permite a los ejecutivos poder monitorear las tendencias e identificar cualquier problema para poder tomar buenas decisiones en el momento.

La transformación digital mantendrá a tu empresa actualizada

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Hace 10 años, la mayoría de empresas se centraban en procesos como la extracción de datos, la colaboración virtual y la tecnología de búsqueda. En la actualidad, los ejecutivos reconocen la importancia de contar con una estrategia digital y cómo esta puede impactar en los objetivos del negocio, así que la inteligencia artificial, la optimización móvil, machine learning (aprendizaje automático) y el Internet de las cosas han comenzado a tomar mucha importancia.

La tecnología está avanzando a pasos agigantados y cada vez es más difícil que las empresas le sigan el ritmo. Sin embargo, los sistemas de gestión documental son personalizables para que puedan aprender las reglas y procesos que la organización pueda ir implementando con el paso de tiempo, lo cual les permite ir avanzando mientras que la tecnología va evolucionando.

La transformación digital es sumamente relevante para que las empresas se mantengan actualizadas y puedan alcanzar sus objetivos organizacionales mientras van venciendo a sus competidores.

Implementar un sistema de gestión documental es la manera ideal para que las organizaciones aseguren que su información sea accesible. Además, podrán alcanzar resultados que los harán tomar mejores decisiones en tiempo real. Al transformar su estrategia digital, las empresas no solo modificarán sus procesos positivamente, sino que también cambiarán sus negocios completamente.       

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