Beneficios de implementar un sistema de gestión documental

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Un sistema de gestión documental es un conjunto de prácticas uniformes que controla la creación y autentificación de documentos y registra todas sus versiones. Asimismo, gestiona el almacenamiento de los archivos, de tal forma que se puedan recuperar de manera adecuada cuando sea necesario. También, garantiza la seguridad de los documentos, ya que impide que personas no autorizadas accedan a ellos; además, evita que se extravíen.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un sistema de gestión documental?

Recuperación adecuada

Los documentos se almacenan con el objetivo de volverlos a recuperar cuando sea necesario. Estas necesidades pueden surgir debido a cuestiones transaccionales, de búsqueda, legales, entre otros. Recuperar un documento en particular dentro un gran volumen de documentación comercial puede resultar difícil o incluso imposible a menos que se implemente una gestión documental digital. Uno de los objetivos principales de este tipo de sistemas es recuperar la información de manera rápida y oportuna.

Control de versiones

Cuando se trabaja con distintas versiones de un mismo documento (como en el caso de las especificaciones de un producto), es fundamental identificar claramente la última versión. Esto también incluye la secuencia de todas las distintas versiones existentes. Un buen sistema de control documental elimina el caos que puede surgir cuando se trata de localizar una versión en específico. 

Mejoramiento del flujo de trabajo

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Por lo general, se envían documentos de la compañía a terceros y de un departamento a otro dentro de la empresa. Distintas personas con funciones diferentes (como creación, revisión, aprobación y envío) tendrán que referenciar el documento cuando realicen alguna tarea. Una circulación de documentos bien planeada y eficiente puede acelerar significativamente los procesos del negocio y mejorar su calidad.

Cumplimiento normativo

Evita problemas que pueden afectar el funcionamiento de la empresa. Las reglamentaciones gubernamentales requieren que se conserven distintos tipos de información y documentos. Dichos requerimientos son a menudo muy complejos. No obstante, un buen sistema de gestión documental garantizará el cumplimiento de tales normas utilizando listas de verificación, formularios normalizados y una organización automática.

Seguridad documental

La conservación de los archivos es absolutamente necesaria para satisfacer diferentes necesidades. Los documentos pueden contener secretos comerciales e información confidencial como fórmulas de los productos o datos personales de los empleados. Si personas no autorizadas acceden a estos archivos, la empresa puede resultar afectada. En este sentido, este tipo de sistemas garantiza que solo personas autorizadas accedan a determinados documentos. 

Además, se deben proteger los archivos de desastres como incendios e inundaciones. Si optas por un sistema de gestión documental digital, puedes conservar fácilmente los documentos en caso surja algún tipo de tragedia.

Reducción de costos

Gestionar un volumen considerable de documentos en el curso de los negocios es caro. En un sistema de gestión documental en formato impreso; el papel, la tinta, las carpetas de archivos, los gabinetes, el personal y otros requerimientos cuestan. Por este motivo, un buen sistema de gestión documental digital puede reducir estos costos al reunir todos los archivos de manera organizada en una plataforma en línea. 

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Mayor competitividad

Cuando se mejoran los procesos del negocio, se reducen los costos y se evitan pérdidas. Por ende, este tipo de sistemas puede contribuir activamente a la competitividad del negocio. 

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión documental?

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Estos sistemas tienen el objetivo de brindar los beneficios anteriormente mencionados de la siguiente manera:

Repositorios claramente identificados para todos los documentos

Los documentos en papel se pueden guardar en gabinetes por departamentos, mientras que los documentos electrónicos se registran en las computadoras de cada usuario, dentro de servidores o en instalaciones especiales en un sistema de redes. Un sistema documental eficiente indicará dónde se puede encontrar un documento en particular cuando se requiera.

Reglas y modelos para crear y autentificar documentos

Las reglas y permisos especifican quién puede crear y autentificar distintos tipos de documentos, así como los procedimientos que se deben de seguir. Los modelos ofrecen formatos estándar para los distintos archivos.

Herramientas para especificar el flujo de trabajo para satisfacer los procesos del negocio

Estos sistemas, por ejemplo, permitirán enrutar determinados documentos a través de rutas particulares para revisarlos, comentarlos y aprobarlos. Las alertas automáticas le notifican los documentos pendientes a las personas interesadas. 

Herramientas para especificar políticas y procedimientos para guardar y eliminar documentos

Los sistemas de gestión documental permitirán que los administradores especifiquen las políticas y procedimientos para manejar los documentos antiguos. Si se archivan, es probable que se utilicen después o se eliminen porque ya no son útiles.

Facilidades para recuperar archivos de manera rápida

La información sobre los repositorios de documentos y los sistemas de clasificación se comunicará a todas las personas interesadas. Asimismo, estará disponible para referenciarla rápidamente en archivos. Esto resulta útil para aquellos que necesitan recuperar un documento específico. 

De igual forma, las herramientas de búsqueda ayudan a encontrar documentos electrónicos y aquellos relacionados a un tema o clasificación en particular. 

Estos fueron algunos de los beneficios que te brinda la implementación de un sistema de gestión documental dentro de tu empresa. ¿Qué esperas para implementarlo y agilizar tus procesos?

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