5 beneficios de la digitalización de documentos legales

La digitalización de documentos legales se ha convertido en una medida importante en las empresas modernas y estudios de abogados en Lima. Esta práctica brinda mayor seguridad y facilita el acceso a una gran cantidad de archivos desde diferentes locaciones. A continuación, Exact te presentará 5 beneficios de la digitalización de documentos legales.

1.- Digitalizar tus documentos legales incrementan la seguridad

En la actualidad, los documentos de papel no son tan seguros como lo eran hace 20 años. Incluso si has realizado una minuciosa selección de tu personal, algunas personas no autorizadas pueden tener acceso a las áreas de almacenamiento. Así como pueden echar un vistazo a (o incluso sustraer) los archivos que se han dejado en los cajones.

Cuando trabajas con documentos legales de papel, tu principal preocupación es la seguridad dentro y fuera de la oficina, ya que desconoces las intenciones de las personas que los manipularán. El acceso no autorizado puede ser accidental o intencional, pero, de cualquier manera, puede significar un problema para ti y tu empresa.

Afortunadamente, cuando inviertes en un servicio de digitalización de documentos, legales o no, la seguridad de tus archivos incrementa de manera significativa. Contar con este tipo de servicios te protegerá de acciones legales  y de clientes insatisfechos.

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2.- Acceso más sencillo a los registros

La digitalización de documentos legales hace que sea más fácil para ti, tus empleados y compañeros de trabajo acceder a documentos importantes mediante un clic y desde cualquier dispositivo, sin importar tu ubicación. En otras palabras, si estás trabajando desde tu hogar, puedes hacer uso de cualquier archivo que necesites para trabajar.

Además, varias personas pueden acceder a los archivos electrónicos a la vez; esto no sucede con los archivos de papel. Después de que hayas logrado ubicar los que necesitas, puedes restringir el acceso a estos entrando a configuración. Posteriormente, podrás seleccionar qué personas sí podrán hacer uso de la información.

3.- Menor probabilidad de perder documentos

Antiguamente, los documentos legales eran almacenados en cajas o cajones de metal. Con el tiempo, la tinta empezaba a desaparecer o se llenaban de hongo por el poco o nulo mantenimiento que se le brindaba.

Perder archivos legales es una pesadilla para cualquier empresario, ya que toman mucho tiempo pedir un duplicado de las organizaciones autorizadas o volver a gestionarlas desde cero. Asimismo, estos se pueden perder en el correo, se pueden dañar de camino a su destino o en un eventual desastre natural.

Gracias a la digitalización de documentos, todos tus archivos se encontrarán seguros, no se deteriorarán ni se dañarán con el tiempo y podrás estar más tranquilo. Además, podrás dedicarle más tiempo a aspectos más relevantes de tu empresa.

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4.- Ayuda al medio ambiente

Digitalizar tus documentos legales implica una inversión de dinero, pero un ahorro de una cantidad aún mayor si tenemos en cuenta que puedes perderlos en las circunstancias mencionadas anteriormente.

En la profesión legal, hay casos en los que necesitas enviar documentos a un colega, un mentor para que lo aconseje o un abogado defensor. La digitalización de documentos puede ayudarte a ahorrar dinero y tiempo, ya que no pasarás horas ordenando todos los archivos ni tendrás que comprar grandes cantidades de papel para hacer copias legales.

En cambio, todo lo que tendrás que hacer es señalar y hacer clic sobre documento deseado. De esta forma, todos los documentos legales que necesitas compartir estarán en camino.

5.- Evita el desorden

El desorden causa una baja en la productividad de las personas; no tiene que ser así en tu oficina o empresa, solo debes aprender a organizarte. En primer lugar, la digitalización de documentos evita que el exceso de papel se acumule para que tus empleados puedan ser tan productivos como sea posible.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de automatización de procesos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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