3 cosas que desconocías del sistema de control de documentos

Actualmente, es bastante normal escuchar que en una empresa se necesite un sistema de control de documentos, quizás con el fin de disminuir el uso de papel o para mejorar la seguridad de la información que contienen estos documentos.  Conforme la tecnología mejora y cambia, son más las organizaciones que buscan contar con este servicio innovador que ayuda a que las tareas del día a día sean más sencillas.

Existen herramientas que automatizan casi todo en estos días y se espera que, conforme pasen los años, sean más las herramientas innovadoras que puedan ayudar a mejorar el rendimiento y efectividad de las empresas. Con respecto al sistema de control de documentos, no solo está ayudando a simplificar las cosas, también estandariza y regula procedimientos. A continuación, EXACT te presentará 3 cosas que desconocías del sistema de control de documentos que pueden ser de gran utilidad para tu compañía.

¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos  se enfoca en el almacenamiento, la accesibilidad y la digitalización de documentos. Este sistema funciona como un archivador virtual que contiene todos los documentos y exige permisos para poder ingresar, además de proveer seguridad para los datos e informaciones confidenciales.

Por desconocimiento, algunas empresas no cuentan con el sistema de control de documentos que ofrece Exact. Estas son algunas cosas que no sabias de este sistema:

1.- El sistema de control de documentos es más asequible de lo que imaginas

Cuando uno piensa en cualquier tipo de sistema, parece bastante lógico imaginar que costará una fuerte suma de dinero adquirirlo por ser un producto de vanguardia y de gran ayuda para una empresa. Sin embargo, conforme la popularidad de estos sistemas aumenta en las oficinas de diversas empresas, los precios han empezado a disminuir debido a una gran demanda y una ventaja competitiva, ya que cada compañía tecnológica lanza sus propias versiones.

En pocas palabras, esto significa que es el momento adecuado para considerar revisar tu presupuesto e invertir en un sistema automatizado para documentos. La elección del modelo del sistema de control de documentos dependerá de lo que necesita tu empresa y de lo que estés dispuesto a invertir para una mejor organización de tus datos e información.

Exact cuenta con servicios de control de documentos

2.- El sistema debe ser tan fácil de usar como sea posible para trabajar de manera efectiva

Siempre busca un sistema de control de documentos que sea fácil de usar para ti, de este modo, podrás capacitar a tu personal para que puedan implementarlo en su área de trabajo. Algunos proveedores solo optan por mostrar un demo del sistema para que sepas cómo funciona, pero esto no es suficiente. Recuerda que algunas de las razones que te llevaron a buscar un control de documentos es mejorar el rendimiento, disminuir el número de errores que se cometen por una mala organización de datos e información y hacer que el personal se enfoque en tareas más relevantes.

Exact cuenta con servicios de control de documentos

En pocas palabras, no necesitas adquirir un sistema que hará poco para solucionar los problemas que padece tu empresa. Entonces, ¿cómo reconoces un buen sistema de control de documentos? Para empezar, como regla general, si en la demostración del producto no cumple con tus expectativas o quien te lo muestra no logran demostrar los beneficios, no es una buena inversión. El sistema debe estar diseñado de tal manera que sea accesible para todo el personal – por lo menos, una capacitación debe ser más que suficiente para que todos puedan usarlo sin problemas.

3.- La reducción del uso de papel no es el único beneficio que debes considerar

El sueño de toda organización es que las ganancias superan con creces su inversión. No es imposible, pero, con el fin de lograr este propósito, debes disminuir los recursos desperdiciados, esto incluye, sin lugar a dudas, la compra de papel para oficina. Sin embargo, hay más beneficios que el sistema de control de documentos puede ofrecerte además de la habilidad de convertir tu información física a virtual. La accesibilidad, la colaboración, la seguridad, la responsabilidad, el ahorro de costos y tiempo son solo algunas de las razones para empezar a usar una solución de documentos automatizada.

Exact cuenta con servicios de control de documentos

Estos sistemas también pueden ayudarte a mejorar estrategias u obtener la estandarización ISO. Tus procesos y procedimientos serán mucho más fáciles de gestionar si cuentan con una estrategia clara que se centre en la forma en que se administran los documentos, la información y los datos importantes.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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