7 aspectos que debes considerar al escoger un software de facturación electrónica

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De acuerdo a diversos especialistas en el rubro, las empresas más exitosas del mundo cuentan con un software de facturación electrónica adecuado para manejar efectivamente este proceso. Esto se debe a que contar con un software de este tipo, ayuda a mejorar la eficiencia de la facturación en general.

En el siguiente artículo, Exact te brinda ciertos aspectos que debes considerar para saber cómo elegir el mejor software de facturación electrónica. Esta decisión es importante puesto que ayuda a impulsar el rendimiento de tu empresa con este proceso crucial como lo es la facturación.

¿Cómo elegir un adecuado software de facturación electrónica?

Cada compañía tiene sus necesidades y puede ser desafiante evaluar las diferentes alternativas de software de facturación electrónica. Es por esto que debes considerar los siguientes requisitos al elegir un software de este tipo:

1. Integración de envío y recepción de facturas.

Mientras que muchas empresas están haciendo una u otra parte del proceso (usualmente más el envío que la recepción), un enfoque holístico ofrecerá el mejor retorno de la inversión y el periodo de recuperación de este será más rápido.

Un sistema integrado que te permite manejar completamente la facturación electrónica tanto de envío como de recepción incrementará la eficiencia, ahorro de costos y escabilidad.

2. Funcionamiento en una red extensa y abierta.

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Una red global abierta te permite enviar y recibir facturas electrónicas de parte de y para cualquier compañía a través de una sola conexión.

Esto significa que todos tus proveedores pueden unirse fácilmente a la red e inmediatamente empezar a enviar documentos y con el software de facturación electrónica agilizar el proceso. Además, con una red que conecta a miles de compañías, serás capaz de conectar con más proveedores y compradores fácilmente.

3. Admisión de diversos formatos de factura.

No hagas que tus proveedores cambien cómo trabajan usualmente – en cambio busca una opción que convierta cualquier formato de factura. Asegúrate de escoger un software que acepte todos los tipos de factura (papel, electrónico, EDI/XML, PDF, etc.) y convierta estos documentos en formato digital. Por ejemplo, asegúrate de que los grandes proveedores puedan comunicarse en su lenguaje electrónico preferido (EDI/XML).

Ayuda a los proveedores pequeños a pasarse a un sistema electrónico utilizando una herramienta que convierta la factura en PDF a datos electrónicos. Puede que tus clientes también te pidan que envíes la factura en un formato en particular, así que necesitarás que el software de facturación electrónica soporte una variedad de formatos.

Al admitir todos los formatos de factura, es importante conocer todo sobre digitalización de documentos para el desarrollo de tu empresa..

4. Soporte para varias monedas y regulaciones globales.

Si tu compañía opera en diferentes partes del mundo, o si trabajas con proveedores internacionales, necesitarás asegurarte de que tus facturas cumplan con los diferentes impuestos y leyes regulatorias de esas regiones.

Por ello, tu software de facturación electrónica debería aliviar la complejidad de estos aspectos asegurándose automáticamente de que cumpla con los requisitos.

5. Adecuada capacidad de almacenamiento.

capacidades almacenamiento

Existen buenas razones para migrar de un almacenamiento de facturas en papel a uno de factura electrónicas. Algunas de ellas incluyen reducir el espacio y los recursos que se necesitan para guardar facturas, maximizar la seguridad de la información e integridad y tener un acceso inmediato a cualquier factura que necesites.

Los resultados son eficiencia mejorada y ahorro de costos significativos para la mayoría de compañías. También es un aspecto crítico para organizaciones globales. Asegúrate de almacenar los documentos correctos por la cantidad de tiempo adecuada.

6. Contar con capacidades analíticas.

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La inteligencia empresarial es esencial para decisiones que impulsen el rendimiento. Tu software de facturación electrónica debe proveer un análisis integrado para brindar información procesable con gráficos para el análisis detallado del rendimiento de la empresa.

Se puede obtener información valiosa a partir de los datos, así que asegúrate de que la solución de facturación electrónica que hayas elegido cuente con dicha capacidad analítica.

 

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